Sofin-credit.ru

Деньги и работа
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Учет почтовых марок в бухгалтерском учете

Учет денежных документов

В деятельности любого учреждения часто используются такие документы, как талоны на бензин или на питание учащихся, почтовые марки и конверты с марками для отправки корреспонденции, карты экспресс-оплаты Интернета и сотовой телефонной связи и иные документы, требующие особого учета. В статье рассмотрим, в каком порядке они должны использоваться и учитываться.

Что такое денежные документы

Согласно п. 169 Инструкции № 157н оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины – все это денежные документы.

Денежные документы должны храниться в кассе учреждения.

В соответствии с п. 170 Инструкции № 157н прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с проставлением на них записи «фондовый».

Приходные и расходные кассовые ордера с записью «фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, в которых фиксируются операции с денежными средствами.

В кассовой книге (ф. 0504514) учреждения учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах, на которых проставляется отметка «фондовый».

Согласно методическим указаниям по ведению кассовой книги, утвержденным Приказом Минфина РФ № 173н , итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.

Записи в кассовую книгу должны вноситься кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру.

Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции № 157н).

Отражение в бухгалтерском учете движения денежных документов

Талоны на питание обучающихся. Существует категория обучающихся, которым учебное заведение обязано предоставить бесплатное питание. Такое питание отпускается по талонам на питание. Талон может быть изготовлен типографским способом или отпечатан на принтере. Он должен содержать ряд обязательных реквизитов:

– печать или штамп выдавшей организации и подпись ответственного работника.

Для муниципальных учреждений в некоторых регионах созданы правила обращения отдельных видов денежных документов. Четкий порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях разработан, например, комитетом по образованию правительства Санкт-Петербурга (Распоряжение от 08.06.2009 № 1139-р).

Согласно этому документу образовательные учреждения снабжаются талонами единого образца. Руководитель учреждения

обеспечивает хранение бланков талонов и выдает их работнику, ответственному за организацию питания, в соответствии с количеством учащихся льготных категорий. Бланки талонов передаются по акту, форма которого разработана специально и приведена в приложении 3 к данному распоряжению. Этот работник выдает заполненные бланки талонов педагогу, выполняющему функцию классного руководителя, или мастеру производственного обучения (куратору группы). Выданные, но не использованные талоны возвращаются. Все действия с талонами должны быть зафиксированы в книге учета выдачи талонов, форма которой приведена в приложении 2 к Порядку выдачи и учета талонов , утвержденному Распоряжением № 1139-р.

При предоставлении льготного питания самим образовательным учреждением использованные по назначению талоны подсчитываются в конце каждого рабочего дня и прикладываются к кассовому отчету. Они хранятся вместе с контрольно-кассовой документацией в течение пяти лет и после окончания срока хранения уничтожаются по приказу руководителя учреждения.

При предоставлении льготного питания в учреждении образования организацией общественного питания еженедельно проводится сверка использования талонов и составляется соответству­ющий акт об их реализации по форме, которая приведена в приложении 3 к Порядку выдачи и учета талонов.

Казенное образовательное учреждение заключило договор с предприятием общепита на поставку завтраков и комплексных обедов для учащихся. Учреждение уплатило по договору 120 000 руб. На эту сумму по акту приема-передачи были получены талоны на питание. Они были оприходованы в кассу как денежные документы. Часть талонов из кассы на сумму 30 000 руб. была передана подотчетному лицу, которое выдавало эти талоны учащимся. После того как учащиеся получили питание по данным талонам, был составлен акт на сумму 30 000 руб. (приложен к авансовому отчету подотчетного лица, получившего талоны).

Согласно Приказу Минфина РФ № 171н расходы казенного учреждения на оплату услуг по организации горячего питания учащихся относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Данные операции в бухгалтерском учете учреждения будут отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:

Бухгалтерский учет почтовых расходов

«Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение», 2011, N 2

Почтовые расходы есть в каждом бюджетном учреждении. Учреждения физической культуры и спорта не исключение. Такие расходы включают в себя различные виды затрат, связанных с отправкой писем, бандеролей, почтовых переводов и других почтовых отправлений; с приобретением почтовых марок, маркированных и немаркированных конвертов, иных почтовых бланков; с пересылкой письменной корреспонденции с помощью франкировальных машин; с предоставлением абонентской платы за использование почтовых ящиков и др. В данной статье приведен порядок отражения почтовых расходов в целях бухгалтерского учета в соответствии с новыми Инструкциями по бухгалтерскому учету, применяемыми бюджетными учреждениями.

Расходы на приобретение почтовых марок, конвертов

и иных почтовых бланков

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 190н (далее — Указания) и действующими с 2011 г., расходы на приобретение почтовых марок отражаются по подстатье 221 «Услуги связи» Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). По этой же статье следует отражать и расходы на приобретение конвертов и почтовых бланков, если на них присутствуют государственные знаки почтовой оплаты (почтовые марки и иные знаки, наносимые на почтовые отправления и подтверждающие оплату услуг почтовой связи), другими словами, расходы на приобретение маркированных конвертов и иных почтовых бланков.

Если знаки почтовой оплаты на конвертах и бланках отсутствуют (немаркированные конверты, бланки), то расходы по их приобретению следует отражать по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

При ведении бухгалтерского учета бюджетные учреждения физической культуры и спорта должны руководствоваться Инструкцией по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), а также:

  • Инструкцией по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее — Инструкция N 162н), — в случае, если в переходный период в отношении бюджетного учреждения не принято решение о предоставлении субсидий в соответствии со ст. 78.1 БК РФ (то есть применяется бюджетными учреждениями — получателями бюджетных средств);
  • Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н), если начиная с 2011 г. бюджетному учреждению предоставляются субсидии в соответствии со ст. 78.1 БК РФ (то есть применяется бюджетными учреждениями нового типа).

В соответствии со ст. 169 Инструкции N 157н в целях бухгалтерского учета почтовые марки, а также маркированные конверты и бланки относятся к денежным документам и учитываются на счете 201 35 000 «Денежные документы».

Операции, связанные с приобретением и выдачей марок, маркированных конвертов и бланков, отразятся следующими бухгалтерскими записями (п. 50 Инструкции N 162н, п. 86 Инструкции N 174н):

  • поступление марок в кассу учреждения:

Дебет счета 0 201 35 510 «Поступления денежных документов в кассу учреждения»

Кредит счета 0 302 21 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»;

  • выдача марок из кассы работнику канцелярии:

Дебет счета 0 208 21 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

Кредит счета 0 201 35 610 «Выбытие денежных документов из кассы учреждения»;

  • отнесена на расходы учреждения стоимость использованных марок согласно представленному работником авансовому отчету:

Дебет счета 0 401 20 221 «Расходы на услуги связи», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

Кредит счета 0 208 21 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи».

В соответствии со ст. 118 Инструкции N 157н, п. 21 Инструкции N 162н, п. 31 Инструкции N 174н в целях бухгалтерского учета немаркированные конверты относятся к прочим материальным запасам и учитываются на счете 105 36 000 «Прочие материальные запасы — иное движимое имущество».

Операции, связанные с поступлением и выдачей немаркированных конвертов, отразятся в бухгалтерском учете следующим образом (п. п. 23, 26 Инструкции N 162н, п. п. 34, 36 Инструкции N 174н):

  • поступление немаркированных конвертов:
Читать еще:  Договор комиссии бухгалтерский учет у комиссионера

Дебет счета 0 105 36 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»

Кредит счета 0 302 34 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»;

  • списание израсходованных немаркированных конвертов:

Дебет счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

Кредит счета 0 105 36 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения».

Расходы по отправке корреспонденции с использованием

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 N 176-ФЗ «О почтовой связи» (далее — Закон N 176-ФЗ) франкировальной называется машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации.

Установить франкировальную машину можно только при наличии разрешения на ее применение, выданного соответствующими органами Россвязьнадзора (ст. 11 Закона N 176-ФЗ). Выдаются такие разрешения в порядке, установленном Приказом Мининформсвязи России от 29.09.2006 N 127 «Об утверждении Административного регламента Федеральной службы по надзору в сфере связи по исполнению государственной функции по выдаче разрешений на применение франкировальных машин». Согласно данному Приказу оформление разрешения производится на основании письменного заявления владельца франкировальной машины, в котором указываются:

  • полное наименование юридического лица, его место нахождения (место жительства) и почтовый адрес, ИНН (для филиала дополнительно КПП), телефон, факс;
  • наименование модели (серии) франкировальной машины;
  • место установки франкировальной машины;
  • возможные дата и время проведения проверки.

К заявлению прилагаются документы, обосновывающие оформление разрешения: копия технического паспорта франкировальной машины; нотариально заверенная копия свидетельства о постановке владельца франкировальной машины на учет в налоговом органе; копия договора с организацией федеральной почтовой связи (филиалом организации) на оказание услуг почтовой связи с использованием франкировальной машины; копии имеющихся сертификатов соответствия; оттиск клише франкировальной машины.

В случае нарушения порядка использования франкировальной машины разрешение на ее применение может быть аннулировано.

Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

Для расчетов с помощью франкировальной (маркировальной) машины учреждение заключает с организациями почтовой связи договор на ее обслуживание. При этом сумма почтового сбора и дата отправления устанавливаются работником почтовой службы на наборном механизме маркировального барабана, последующий номер отправления набирается автоматически. Нужно отметить, что с помощью франкировальных машин почтовые расходы учитываются путем суммирования расходов либо путем вычитания почтовых расходов из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.

Расходы бюджетных учреждений, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, подлежат отражению по статьям и подстатьям КОСГУ в зависимости от экономического содержания осуществляемых расходов в предмете соответствующих договоров:

  • расходы на оплату услуг по почтовой пересылке корреспонденции следует относить на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ;
  • расходы на оплату услуг по изготовлению и установке штемпелей для франкировальной машины — на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ;
  • расходы на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр (счетчик) франкировальной машины — на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ;
  • расходы по техническому обслуживанию франкировальной машины, обеспечивающему ее работоспособность (ремонт, профилактические работы и т.п.), — на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

В бухгалтерском учете расходы бюджетных учреждений, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 401 20 000 «Расходы текущего финансового года», 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 302 20 000 «Расчеты по работам и услугам».

Почтовые расходы, осуществляемые подотчетными лицами

Почтовые расходы могут осуществлять и подотчетные лица за счет средств, выданных им на эти цели (например, на отправку заказного письма, бандероли, посылки, почтового перевода). Как правило, подтверждением произведенных расходов в данном случае являются:

  • контрольно-кассовые чеки, подтверждающие оплату почтовых расходов;
  • квитанция, в которой указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода);
  • опись вложения, в которой приводится перечень документов, вложенных в отправленное письмо (бандероль).

Согласно Указаниям расходы по пересылке почтовых отправлений (включая расходы на упаковку почтового отправления) следует отражать по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ.

Выдача сумм в подотчет на оплату почтовых расходов, начисление таких расходов на основании представленных подотчетным лицом авансовых отчетов в бухгалтерском учете отразятся следующими бухгалтерскими проводками (п. 49 Инструкции N 162н, п. п. 84, 85 Инструкции N 174н):

  • выданы денежные средства в подотчет на оплату почтовых расходов:

Дебет счета 0 208 21 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

Кредит счета 0 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения»;

  • отражены почтовые расходы на основании представленного подотчетным лицом авансового отчета:

Дебет счета 0 401 20 221 «Расходы на услуги связи», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

Кредит счета 0 208 21 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»;

  • неизрасходованный остаток подотчетной суммы возвращен в кассу:

Дебет счета 0 201 34 510 «Поступления средств из кассы учреждения»

Кредит счета 0 208 21 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи».

Абонентская плата за пользование

почтовыми абонентскими ящиками

Различают следующие виды абонентских ящиков и шкафов:

  • почтовый абонентский ящик — специальный запирающийся ящик, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
  • абонентский почтовый шкаф — специальный шкаф с запирающимися ячейками, устанавливаемый в жилых домах, а также на доставочных участках, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
  • абонементный почтовый шкаф — устанавливаемый в объектах почтовой связи специальный шкаф с запирающимися ячейками, которые абонируются адресатами на определенный срок для получения почтовых отправлений;
  • почтовый шкаф опорного пункта — специальный запирающийся шкаф, предназначенный для временного хранения почтовых отправлений на доставочных участках или для получения адресатами почтовых отправлений.

Организация почтовой связи может устанавливать плату за пользование абонентским ящиком. Размер и условия предоставления абонентской платы устанавливаются в договоре, заключенном между почтовой организацией и учреждением — пользователем данного ящика.

Согласно Указаниям расходы по уплате абонентской платы отражаются по подстатье 221 «Услуги связи». В бухгалтерском учете начисление этих расходов отразится так:

Дебет счета 0 401 20 221 «Расходы на услуги связи», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

Кредит счета 0 302 21 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи».

Учет денежных документов в «1С:Бухгалтерии 8»

Организация учета денежных документов

Денежные документы — это документы, удостоверяющие факт оплаты и право на последующее получение работ или услуг. Как правило, такие документы оформляются на бланках строгой отчетности (БСО).

1С:ИТС

Подробнее о бланках строгой отчетности старого и нового образца (с учетом действующей редакции Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ) см. в справочнике «Онлайн-кассы» раздела «Юридическая поддержка».

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, далее — План счетов) денежные документы, находящиеся в кассе организации (оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, талоны по утилизации твердых бытовых отходов (ТБО), почтовые марки и др.) учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на приобретение. Для учета денежных документов, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в «1С:Бухгалтерии 8» предназначен отдельный субсчет 50.23 «Денежные документы (в валюте)».

На счетах 50.03 и 50.23 в программе ведется учет как в суммовом, так и в количественном выражении. Аналитический учет организован в разрезе денежных документов (для этого используется справочник Номенклатура денежных документов). Для каждого денежного документа указывается его вид:

При вводе сведений в карточке денежного документа можно указать его стоимость, тогда она будет автоматически проставляться при регистрации поступления или выдачи соответствующего документа.

Чтобы операции с денежными документами были доступны пользователю, необходимо включить соответствующую функциональность программы (раздел Главное — Функциональность). На закладке Банк и касса следует установить флаг Денежные документы (рис. 1).

Рис. 1. Настройка функциональности

После установки флага в разделе Банк и Касса программы становятся доступны документы Поступление денежных документов и Выдача денежных документов, а также журнал Денежные документы. Из журнала можно сформировать Отчет по движению денежных документов, который предназначен для контроля поступивших и выданных денежных документов. Для контроля сохранности и анализа движения денежных документов также можно воспользоваться стандартными бухгалтерскими отчетами.

Читать еще:  Учет недостач в бухгалтерском учете

Документ Поступление денежных документов предназначен для отражения факта поступления в кассу организации денежного документа. В шапке документа нужно указать счет учета денежных документов (50.03 или 50.23). Если выбирается счет 50.23, то необходимо указать валюту учета денежных документов. В зависимости от способа поступления денежного документа выбирается вид операции:

  • Поступление от поставщика;
  • Поступление от подотчетного лица;
  • Прочее поступление.

Если регистрируется Поступление от поставщика, то в поле Счет расчетов требуется указать счет учета расчетов с контрагентом.

При этом в документе Поступление денежных документов не предусмотрено одновременное указание и счета учета расчетов с контрагентом, и счета учета расчетов по авансам. Поэтому в качестве счета расчетов удобно использовать счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками». Этот же счет следует указывать и при отражении оплаты поставщику, тогда затруднений с зачетом авансов не возникнет.

Для каждой номенклатуры поступивших денежных документов указывается их количество и сумма (с учетом налогов). НДС в сумме документа не выделяется, так как факт поступления денежного документа не является фактом принятия к учету товаров или услуг, право на получение которых предоставляет документ. Товары (работы, услуги) могут быть приняты к учету позднее (например, при регистрации авансового отчета сотрудника о командировке или о приобретении ГСМ по талону), тогда, по общему правилу, НДС и учитывается.

Документом Выдача денежных документов отражаются следующие виды хозяйственных операций:

  • Выдача подотчетному лицу;
  • Возврат поставщику. При возврате необходимо указать сумму возврата, а также счет доходов или расходов, поскольку сумма возврата может отличаться от стоимости денежного документа;
  • Прочая выдача.

Учет ГСМ по талонам

К горюче-смазочным материалам относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), а также специальные жидкости (тормозные, охлаждающие). Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме.

Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).

1С:ИТС

Подробнее об учете ГСМ по топливным картам см. в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет».

Применение талонов в качестве формы оплаты ГСМ получило широкое распространение. Для учета таких операций имеет значение, какой вид талонов использует организация, и в какой момент к организации переходит право собственности на ГСМ.

Талоны бывают двух видов:

  • литровые (количественные), в которых указано количество и марка топлива без указания суммы (цена ГСМ зафиксирована на дату оплаты талонов, на талонах она обычно не указывается);
  • суммовые или стоимостные (денежные), в которых указана только сумма, на которую можно заправиться (цена ГСМ определяется на дату заправки, в талонах не указывается ни цена, ни количество, но может быть указана марка топлива).

В зависимости от условий договора поставки нефтепродуктов право собственности на ГСМ может переходить к организации либо в момент получения талонов, либо в момент заправки автомобиля на АЗС. При заправке водитель отдает талон, а взамен получает отрывной купон со штампом погашенного талона и кассовый чек. Талоны имеют срок действия, установленный в договоре с продавцом ГСМ.

ГСМ входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ) и принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н, далее — ПБУ 5/01). Согласно Плану счетов для учета ГСМ в программе используется субсчет 10.03 «Топливо».

Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки топлива в бак автомобиля на АЗС, то талоны на ГСМ могут учитываться:

  • в составе денежных документов на счете 50.03 (как правило, для суммовых талонов, но допустимо и для количественных);
  • на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (как правило, для количественных талонов).

Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Эта форма документа носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму документа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Если автомобили организации оснащены электронной системой контроля пробега (или пробега и топлива), то подтвердить расход топлива можно на основании распечатанного отчета системы за подписью ответственного лица.

Законодательно нормирование расходов на ГСМ не предусмотрено, но организация может сама установить нормы расхода топлива приказом руководителя.

При этом можно руководствоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р или нормами, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля.

Если нормы не установлены, то фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности. Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации по обычным видам деятельности, а сверх норм включается в состав прочих расходов.

В налоговом учете расходы на приобретение ГСМ могут учитываться одним из способов:

  • в составе материальных расходов (на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
  • в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

НДС по приобретенным ГСМ принимается к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры, предъявленного поставщиком (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ). Как правило, поставщик предоставляет комплект документов (накладная, счет-фактура) в конце месяца на общее количество реализованного в течение месяца топлива. Количество топлива по счету-фактуре поставщика и по авансовым отчетам водителей (по отрывным купонам и кассовым чекам) должно совпадать.

Пример 1

ООО «Швейная фабрика» (ОСНО, плательщик НДС, применяет ПБУ 18/02) приобретает талоны на бензин в количестве 30 шт.
у организации ООО «Эталон-Карт» на общую сумму 58 500 руб. (цифры в примерах условные). Номинал одного талона — 50 л.
По условиям договора право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортного средства на АЗС. Водители получают бензин по полученным под отчет талонам и составляют авансовый отчет. Документы на выбранное в течение месяца топливо (накладная, счет-фактура) поставщик предоставляет на последнее число каждого месяца. Стоимость израсходованного бензина включается в расходы в конце месяца согласно путевым листам. Талоны на ГСМ учитываются на счете 50.03.

Оплата поставщику за талоны регистрируется в программе документом Списание с расчетного счета с видом операции Прочие расчеты с контрагентами, где в качестве счета расчетов следует указать счет 76.05.

В результате проведения документа формируется бухгалтерская проводка:

Дебет 76.05 Кредит 51 — на сумму предоплаты (58 500 руб.).

Обратите внимание, для тех счетов, где поддерживается налоговый учет, соответствующие суммы вводятся в специальные ресурсы регистра бухгалтерии для целей налогового учета. В рассмотренных в данной статье примерах разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Поступление денежных документов отражается одноименным документом с видом операции Поступ­ление от поставщика (рис. 2).

Рис. 2. Поступление денежных документов

В шапке документа следует указать реквизиты первичного документа: дату и номер. Закладка От кого заполняется пользователем следующим образом:

Денежные документы в 1С 8.3

Сдача регламентированной отчетности в соответствии с законодательством РФ.

Денежные документы характеризуются тем, что фирма их уже приобрела, но услуги по ним еще не получила. Они оплачены, имеют денежную оценку и к ним относят: конверты с марками, почтовые и марки государственной пошлины, талоны на бензин и питание, оплаченные ж/д и авиабилеты, проездные, единые и прочие перевозочные билеты, путевки на лечение и отдых, сертификаты и т.д. Их учет ведут на одноименном счете 50.03 в сумме фактических затрат на их приобретение, а хранят они в кассе предприятия, когда между моментом их приобретения и моментом использования имеется временной интервал.

Согласно инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Минфином 31.10.2000 № 94н (с изменениями и дополнениями от 08.11.2010 г.) аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Для учета их поступления и выбытия в программном продукте автоматизации бухгалтерского учета 1С:Бухгалтерия 8.3 предусмотрен специальный раздел в меню «Банк и касса» — «Денежные документы».

Читать еще:  Учет ноутбука стоимостью более 40000

Обратите внимание, что базовая версия программы 1С:Бухгалтерия позволяет вести учет Денежных документов только по одной организации. Если у вас несколько компаний и вы хотите вести по ним учет в одной базе, узнайте стоимость 1С:Бухгалтерия ПРОФ на нашем сайте или обратитесь к нашим специалистам.

Порядок отражения поступления

Документ «Поступление денежных документов» предназначен для принятия к учету. Вводится он в одноименном журнале через нажатие кнопки «Создать».

В документе предусмотрены следующие виды операций-поступлений:

  • От поставщика;
  • От подотчетного лица;
  • Прочее.

Зачастую билеты приобретаются организацией непосредственно у перевозчика или у агентства-посредника, с оформлением оплаты путем перечисления безналичных денежных средств, а не самим работником, из тех денег, что он получил на командировочные в подотчет.

Рассмотрим пример оформления операций с денежными документами – покупка и передача перевозочных билетов работнику, направляемому в командировку.

Для отражения приобретения авиабилетов от ПАО «Авиакомпания «ЮТэйр» заполним необходимую информацию в созданном документе поступления – укажем контрагента, договор, данные о входящем документе и выберем счет расчетов 76.09 – «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (можно использовать счет 60.01 – «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»). Счет учета 50.03 устанавливается автоматически.

На следующей вкладке для заполнения таблицы нажимаем кнопку «Добавить» и вносим в справочник «Номенклатура денежных документов» данные документа (кнопка «Создать»). В нашем примере – авиабилеты Ставрополь-Москва (лайт-эконом) и Москва-Ставрополь (лайт-эконом).

Программой предусмотрена печатная форма документа – кнопка «Приходный ордер».

При сохранении и проведении документ отображается в журнале. В журнале кроме печатной формы можно подготовить и распечатать реестр документов. Нажав кнопку «Показать проводки и другие движения» мы видим отчет о движении документа поступления.

Порядок отражения выдачи

Здесь порядок заполнения аналогичен описанному для предыдущего случая, с той лишь разницей, что мы заходим в раздел «Выдача денежных документов».

Документом предусмотрено несколько видов операций:

  • Возврат денежных документов поставщику;
  • Выдача подотчетному лицу;
  • Прочая выдача оформляется при выбытии рассматриваемых документов из кассы, например, порча, недостача и т.п.

Отразим выдачу наших билетов подотчетнику. Заполняем все реквизиты, на второй закладке указывая наши авиабилеты.

Замечу, что мы приобретали билеты на двух сотрудников. Соответственно, выдача в подотчет авиабилетов оформляется двумя документами – по каждому подотчетному лицу отдельно. После оформления документа на печать можно вывести «Расходный ордер» и нажатием кнопки «Показать проводки и другие движения документа» посмотреть сформированную корреспонденцию счетов.

Обратим внимание, что денежные документы, между хранением и использованием которых отсутствует временной интервал, например, использованный билет, приобретенный сотрудником в кассе транспортного предприятия, не отражается на счете 50.03, а сразу включаются в авансовый отчет.

Поступление через подотчетного сотрудника

Рассмотрим и отразим эту операцию на примере приобретения конвертов. Выбираем соответствующий вид операции и заполняем необходимые реквизиты, а на второй вкладке перечисляем их (кнопка «Добавить»).

Выдача маркированных конвертов подотчетнику происходит на основании служебной записки, в которой указывают их количество, а также информацию о задолженности по выданным ранее конвертам.

Выдачу конвертов так же можно провести, как описывалось выше (раздел меню «Банк и касса»). Чтобы было яснее, выдадим их другому подотчетному лицу, которое в дальнейшем должно за них отчитаться.

Учетной политикой устанавливается срок выдачи денежных документов – обычно в пределах месяца.

По его истечении подотчетник заполняет документ «Авансовый отчет» (ф. 0504049), отражающий сведения о количестве и стоимости выданных конвертов, а также факт их расхода. Факт признается после их фактической отправки почтой на основании заполненного реестра, подписанного подотчетником. Зачастую бухгалтера допускают ошибку, сразу списывая все приобретенные документы при их выдаче сотруднику. Но здесь может возникнуть вопрос, как обосновать такое списание, если по факту за месяц было отправлено меньше писем. Поэтому, списание лучше производить на основании документов подтверждающих их расходование – реестра корреспонденции, в случае порчи предоставлять непосредственно испорченные конверты, а при расходовании путевок – их отмеченные корешки. Указанные документы прикладываются к «Авансовому отчету», который составляется в разделе «Банк и касса» — «Авансовый отчет».

Заполняя его, на закладке «Прочее» указываем необходимые данные и счет отнесения затрат.

Аналогично подотчетный сотрудник отчитывается и за другие виды денежных документов.

Отчеты по движению денежных документов

Проанализировать движение можно, сформировав стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» в разделе меню «Отчеты».

Настройки счета 50.03 – «Денежные документы», имеют признак количественного учета, что позволяет увидеть обороты и остатки по данному счету, как в суммовом, так и в количественном выражении в разрезе денежных документов.

Так, сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 50.03, мы видим, что в кассе числятся оставшиеся билеты, которые мы еще не выдали подотчетному лицу и остаток конвертов.

Аналогичную информацию мы можем получить, сформировав отчет «Анализ субконто» и выбрав в качестве субконто – «Денежные документы».

Двойным щелчком мыши на ячейке отчета мы можем получить более детальную информацию о движении, проанализировав отчет «Карточка счета», в которой отражаются все его движения.

То есть, открыв конверты, мы видим операцию по поступлению в кассу и выдачу их подотчетному лицу.

Если у вас остались вопросы по работе с Денежными документами, обратитесь к нашим специалистам за консультацией в рамках обслуживания 1С. Мы с радостью вам поможем!

Как правильно вести учет маркированных конвертов в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»?

Время чтения: 7 мин.

Конверты — денежные документы?

Исходя из анализа норм пункта 107 Инструкции по бюджетному учету, которая утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2009 г. № 148н, маркированные конверты следует учесть в составе денежных документов (хотя прямо в указанном нормативном акте поименованы только марки). Следовательно, конверты с наклеенными на них марками должны находиться только в кассе учреждения.

Особенности кассовых операций

Любое перемещение маркированных конвертов отражают в Кассовой книге учреждения (ф. 0504514). Основанием для внесения в нее записей служат кассовые ордера: приходные фондовые (ф. 0310001) используют при поступлении конвертов в кассу и расходные фондовые (ф. 0310002) — при выдаче их из кассы. Регистрируют их в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с прочими денежными средствами.

Приобретенные маркированные конверты принимает под отчет кассир (в том числе на основании накладной, полученной из учреждений связи).

Учет операций с денежными документами ведут на отдельных листах Кассовой книги (обособленно от операций с наличными). Однако единая сквозная и последовательная нумерация листов сохраняется.

Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2007 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно. Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

Выдача денежных документов

Кассир передает маркированные конверты для использования материально ответственным лицам, на которых возложены обязанности по оформлению, выдаче и использованию конвертов под отчет.

Кроме кассовых документов при этом оформляют накладную или регистрируют операции в Журнале выдачи под отчет денежных документов. В нем должны быть отражены следующие данные:

  • дата выдачи денежных документов;
  • фамилия, имя, отчество лица, которому они выдаются;
  • количество выданных маркированных конвертов;
  • стоимость выданных денежных документов;
  • подпись в получении.

Основания для списания конвертов

Маркированные конверты обычно выдают на срок не более месяца (конкретный срок устанавливается в учетной политике учреждения) на основании служебной записки, сформированной на имя руководителя учреждения. В записке указывают необходимое количество маркированных конвертов, а также информацию о задолженности по маркированным конвертам, выданным ранее.

По истечении установленного срока подотчетное лицо заполняет Авансовый отчет (ф. 0504049), в котором расписывает данные о выданных маркированных конвертах в количественном и стоимостном выражении.

Расходы по денежным документам бухгалтер признает только после документального подтверждения их отправки почтой.

Отметим, что аналитический учет ведут по видам маркированных конвертов и их стоимости в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051). При этом операции по движению маркированных конвертов отражают в Журнале по прочим операциям.

Расходы, связанные с покупкой маркированных конвертов, отражают по подстатье 221 «Услуги связи» (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные приказом Минфина России от 25 декабря 2008 г. № 145н). Сами конверты учитывают на счете 201 35 000 «Денежные документы».

Операции с маркированными конвертами отражают следующими записями:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector