Sofin-credit.ru

Деньги и работа
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Gap анализ что это такое

GAP-анализ

«GAP-анализ» (анализ разрывов) — метод стратегического анализа, с помощью которого осуществляется поиск шагов для достижения заданной цели.

Содержание

Этапы проведения GAP-анализа

  1. Определение текущего значения
  2. Определение максимально доступного значения
  3. Прогнозирование развития, разработка сценариев
  4. Разработка набора планов (инициатив) по достижению
  5. Отчетность

Определение текущего значения

На данном этапе собирается исходная доступная информация о имеющихся проблемах для последующего анализа

Определение максимально доступного значения

Утверждения, формулируемые в установках, должны быть максимально детальны и конкретны с одной стороны и с другой — соответствовать глобальным целям, глобальному видению.

Прогнозирование развития, разработка сценариев

Данный этап позволяет оценить все возможные преимущества, которые могут быть получены вследствие принятия тех или иных решений. Другими словами изучается «цена вопроса», т.е. происходит осознание размера эффекта от ликвидации разрывов и стоимость работ по ликвидации этих несоответствий.

Разработка набора планов (инициатив) по достижению

На этапе планирования подробно описывается комплекс мероприятий и инициатив по ликвидации избранных разрывов.

Области применения

GAP-анализ может использоваться при оценки готовности предприятия к внедрению системы экологического менеджмента согласно серии стандартов ISO 14000

Ссылки

  • 1.8. анализ разрывов (gap-анализ) Технологии сбалансированного управления. Гершун А., Горский М.

См. также

  • Бизнес-модель
  • PEST-анализ
  • PESTLE-анализ
  • SWOT-анализ
  • SNW-анализ

  • Викифицировать статью.
  • Дополнить статью (статья слишком короткая либо содержит лишь словарное определение).
  • Найти и оформить в виде сносок ссылки на авторитетные источники, подтверждающие написанное.
  • Добавить иллюстрации.

Wikimedia Foundation . 2010 .

Смотреть что такое «GAP-анализ» в других словарях:

GAP — (аббревиатура): GAP (вычислительная математика) GAP (Generic Access Profile) расширение DECT (стандарта беспроводных радиотелефонов) GAP Game Audio Player GAP Автомобильный код, к примеру округа в Германии Гармиш Партенкирхен… … Википедия

анализ расхождений — (ITIL Continual Service Improvement) Деятельность, направленная на сравнение двух наборов данных и выявление различий. Анализ расхождений часто используется для сравнения набора требований с фактическим состоянием. См. тж. сравнительная оценка.… … Справочник технического переводчика

Анализ Разрыва — (gap analysis) Методология табличного выражения всех известных требований, предъявляемых потребителями к какой то определенной категории товаров, в сопоставлении с перечислением всех характеристик данных товаров, которые могут удовлетворить эти… … Словарь бизнес-терминов

анализ лакун — Обобщающая сводка всех «неохваченных» вопросов брендинга для рассмотрения высшим руководством (виды коммерческой деятельности, не поименованные в планах и бюджетах какого либо функционального направления). [Департамент лингвистических … Справочник технического переводчика

АНАЛИЗ ПРОМЕЖУТКА ВРЕМЕНИ,РАЗРЫВА ВО ВРЕМЕНИ — GAP ANALYSISПроцедура, посредством к рой банкир приводит активы/пассивы своего портфеля с наступившим сроком погашения к положительному спреду с гарантированной прибылью в течение всего срока инвестиций путем измерения чувствительности к… … Энциклопедия банковского дела и финансов

анализ потребностей в обучении — Процесс определения разницы между фактическим и желаемым состоянием подготовки людей с точки зрения знаний, навыков и установок. Сюда входит оценка требований стейкхолдеров в отношении обучения, основанная на сравнительном анализе существующих… … Справочник технического переводчика

Анализ расхождений/GAP ANALYSIS — 1. Сравнение разработанного проекта целевой среды организации с существующей в ней средой и детальная количественная оценка расхождений между ними, чтобы определить преобразования, необходимые для устранения этих расхождений. 2. Анализ… … Толковый словарь по информационному обществу и новой экономике

SWOT-анализ — SWOT анализ метод стратегического планирования, используемый для оценки факторов и явлений, влияющих на проект или предприятие. Все факторы делятся на четыре категории: strengths (сильные стороны), weaknesses (слабые стороны), opportunities … Википедия

Гэп — (Gap) Гэп это разрыв цены в потоке котировок на графике между двумя свечами Определение гэпа, виды и причины возникновения гэпов, проведение анализа и торговля на рынке Форекс с использованием гэпов, графики гэпов Содержание >>>>>>>>>>> … Энциклопедия инвестора

Процентный риск — Риск процентной ставки или процентный риск вероятность уменьшения нормы прибыли при изменении процентной ставки (ставки дисконтирования). Например, при росте на рынке нормы прибыли, стоимость актива с фиксированными платежами падает, и… … Википедия

Принципы проведения GAP-анализа. Стратегический менеджмент

Стратегический менеджмент включает в себя множество экспертных способов оценки деятельности предприятия. Особенно если речь идёт не только о текущем состоянии дел, но также о потенциальных изменениях внутренней и внешней среды. Благодаря таким мероприятиям фирмам удаётся переживать кризисы, увеличивать свою прибыль и находить новые возможности.

В данной статье речь пойдёт о методике GAP-анализа. Она включена в спектр приёмов современного менеджера и позволяет достаточно эффективно контролировать ситуацию. Однако, прежде чем сразу перейти к изучению того, что же такое метод стратегического анализа, стоит обратить внимание на то, где он используется. Об этом далее по тексту.

Стратегический менеджмент

Если избегать дословного цитирования различных учебников и раскрывать данную тему максимально информативно, то речь пойдёт о долгосрочном планировании и управлении.

Стратегический менеджмент — очень обширное понятие, его изучают в университетах и используют в бизнесе. Стоит отметить, что это достаточно эффективная методика, которая может переплетаться с другими областями экономических наук, например с риск-менеджментом или организационным управлением. Точек схождения может быть очень много, что делает эту дисциплину очень актуальной на сегодняшний день.

Зачастую стратегический менеджмент применяется в крупных корпорациях, которые могут позволить себе строить долгосрочные планы по выпуску какой-либо конкретной продукции, подготавливать экспансии и осваивать новые рынки.

Для реализации такого планирования требуются не только людские и денежные ресурсы, а ещё и обладание достаточным количеством информации. Из-за этого долгосрочные прогнозы часто называют неэффективными, из-за изменчивости окружающей среды. Далее будет описана одна из методик, которая используется в стратегическом менеджменте.

Что же такое GAP-анализ

Его часто называют «метод стратегического анализа». Если перевести иностранное название, то получится слово, обозначающее разрыв. А суть GAP-анализа состоит как раз таки в изучении пробела между планируемым результатом и текущим. Иными словами, изучает промежуток между действительным и желаемым. Методика используется довольно широко и позволяет анализировать совершенно различные параметры, такие как продажи за заданный временной период или достижение какой-либо из целей, например внедрение новой системы качества на предприятии. Возможностей применения очень много, а ограничением могут выступать лишь спецификации анализируемой структуры.

Сам процесс GAP-анализа

Сам процесс оформления может быть отображен в свободной форме и будет зависеть от текущей деятельности фирмы и ситуации. Возможно применение графических методов или таблиц.

Далее для наглядности будет представлен метод стратегического анализа в одном из его вариантов, на примере компании, оказывающей услуги мобильной свзяи.

Сокращение внутренних издержек.

Разработка более дешевых тарифных планов.

Осуществление внутренних проверок.

Проведение социальных опросов.

Установка дополнительного оборудования для предоставления услуг

Данные ситуации являются всего лишь примерами и могут быть заменены на любые другие.

Указанная матрица лишь отражает сущность и этапы GAP-анализа, которые включают в себя различные формулировки.

В первую очередь предприятие должно определить точку опоры, то есть нужно определить то состояние, где фирма находится на текущий момент времени. Это же касается и её ресурсов в конкретном промежутке времени.

Далее осуществляется поиск потенциальных идей и возможностей, а также, что самое важное, идёт установка границ, которые отвечают на вопрос о том, достижимо ли это вообще в нашей ситуации и ресурсами.

Следующим этапом будет выбор критериев для вашего GAP-анализа, сюда можно отнести как работу полноценного структурного подразделения, так и какой-либо конкурентный товар или услугу, в нашем случае, например, один из критериев разрыва — это ситуация, когда «Абоненты недовольны слишком высокими тарифами», взятая из вышеуказанной таблицы.

Ну и конечно же, последний этап — подбор идеи или инициативы по решению данного вопроса, в нашем случае разрыва.

Области применения

Методика GAP-анализа очень мобильна. Её можно применять практически везде, где есть временной промежуток, текущая и запланированная ситуации. Возможно, существуют эксперты, которые используют принципы проведения GAP-анализа, разбавляя их сложными экспертными методами, математическими расчётами и многим другим.

Однако менеджмент — достаточно гибкая наука. А это значит, что сущность и этапы GAP-анализа от добавления методов экономико-математического моделирования не поменяются.

Данный анализ можно проводить, как работая с планами реализации продукции, так и сравнивая свою фирму с конкурентами. Всё зависит от фантазии менеджера или руководителя, ведь методика разрыва настолько проста, что с помощью неё можно сравнивать работу двух схожих отделов в одной организации.

Читать еще:  Цель анализа общего положения организации

Так как методика сравнительно проста, то она также будет замечательным решением для новых компаний, которые только-только выходят на рынок. Они способны оценивать множество факторов, что позволит им укорениться на рынке.

Конкурентный анализ

При работе с конкурентной средой существуют и другие не менее эффективные механизмы, например, матрица Портера или SWOT-анализ. Их использование будет зависеть от таких факторов, как род деятельности предприятия, число сотрудников и количество других организаций на рынке.

Однако следует вернуться к понятию «конкурентный GAP-анализ». Данная методика потребует изучения собственных текущих преимуществ и степени отставания конкурентов от них. Иными словами, сравниваются возможности конкурентов и реальное положение дел в нашей фирме. Очень важно помнить, что стоит выбирать критерии и разрывы в соответствии с вашем видом деятельности, а сам метод GAP-анализа — лишь шаблон для принятия решений.

Очень часто используют графические приёмы для того, чтобы сравнить текущую ситуацию, отобразить сам разрыв, а также показать потенциальные возможности.

При таком подходе нет каких-либо единых правил и принципов, главное — отобразить на графике саму суть проблемы и собственно разрыв.

Рекомендации

Методика GAP-анализа настолько универсальна, что ею можно пользоваться в повседневной жизни. Она позволяет указать на те факторы, которых не хватило для достижения поставленной цели.

Итак, основные принципы проведения GAP-анализа — это понимание того, между какими факторами ищется разрыв. Например, если речь идёт о продажах, то пусть это будет текущее число продаж и конкретная цель в будущем.

Если речь идёт о внедрении нового оборудования, то опять же нужно обозначить текущую ситуацию и желаемую.

В целом за оси абсцисс (x) и ординат (y) при проведении GAP-анализа можно брать практически любую информацию. Главное, чтобы она коррелировала между собой и несла смысл.

Иногда проведение GAP-анализа может показать отсутствие какого-либо разрыва между конкурентами или стратегическими планами. Если все критерии были верны, а в сам анализ входили также расчёты и другие факторы, то это означает, что предприятие управляется крайне эффективно и каких-либо шагов по заполнению разрыва выполнять не нужно.

Если же разрыв был найден, то нужно определить степень отставания от стратегического плана, провести внутренний аудит компании, возможно, где-то придётся сдвинуть сроки. При этом самое главное — не навредить компании.

Плюсы

Из положительных черт данной методики можно сказать, что она достаточно универсальна. В целом методика GAP-анализа — это простота и здравый смысл, который можно отобразить на бумаге.

Приёмы, описанные в ней, подойдут как совсем малым компаниям, так и крупным фирмам-гигантам.

GAP-анализ компании вкупе с другими методами поможет найти правильный вектор поведения фирмы, а также осуществлять конкурентоспособную деятельность на своём рынке.

Минусы

Однако у подобных методов есть минусы. Даже если использовать анализ разрывов совместно с другими, более громоздкими статистическими и математическими методами, то не будет никакой гарантии, что был задан правильный вектор и правильно определена область потенциальных проблем.

Это обусловлено периодами долгосрочного планирования, которые, как правило, составляют более двух лет. Ситуация на любом рынке может меняться так быстро, что любые данные быстро теряют свою актуальность.

Другие схожие методики

Необязательно конкретно проведение GAP-анализа, особенно при гибких управленческих ситуациях. В менеджменте есть достаточное количество способов найти и решить проблему, а также повысить эффективность управляемой системы.

Например, метод мозгового штурма, если его тематикой будут проблемы, схожие с долгосрочным планированием проблемы, вполне способен помочь руководителю принять правильное решение. Кроме того, это повысит дружественную атмосферу в коллективе, что также благоприятно скажется на последующей работе.

Кроме того, существует масса других не менее эффективных и интересных методов решения проблем в менеджменте. О них речь пойдёт далее.

Любимый многими руководителями и даже студентами экономических специальностей из-за своей простоты и эффективности. В принципе, методика SWOT-анализа основывается на здравом смысле, что позволяет включить в работу большее количество сотрудников.

Что нужно для проведения такого анализа? Если производить его в совсем упрощенном виде, то сам процесс работы скрыт в названии. Ведь SWOT — это аббревиатура с английского языка, которая расшифровывается и переводится как: strenght (сила), weakness (слабость), opportunity (возможности) и threaths (угрозы).

Иногда составляют матрицу, то есть таблицу, куда выписывают данные качества компании, а иногда применяют данный анализ в свободной форме. Часто он используется совместно и с другими методами, особенно на начальных этапах проекта.

Очевидно, что SWOT-анализ позволяет оценить и внутреннюю среду фирмы (слабые и сильные стороны), а также внешнюю среду (возможности и угрозы).

Ещё одна интересная методика, она не заменит GAP-анализа, но способна скорректировать ваши результаты при его проведении. Суть, так уж вышло, скрывается в самом названии этого метода.

Он позволяет оценивать внешнюю среду фирмы, анализируя четыре различных параметра.

Политическая составляющая кроется в первой букве названия метода, тут менеджер должен описать все факторы, которые способны так или иначе затронуть его продукт, организацию или потребителя в целом.

Далее описывают экономическое состояние внешней среды, т. е. различные кризисы или потенциальные крупномасштабные проекты. В случае если эта среда никак не влияет на ситуацию с нашей фирмой, то какой-либо пункт просто пропускают.

Социальная составляющая. Ну в данном случае всё достаточно просто, описывается состояние общества в целом, например массовые праздники иногда вносят в этот пункт либо оставляют пустым.

Далее идёт описание технической составляющей внешней среды. Подобное вряд ли повлияет на малую компанию, а вот появление новой, конкурирующей технологии может серьезно повредить планам крупной корпорации.

Итоги

Методика GAP-анализа — это ещё один эффективный способ оценить положение дел в своей организации. Кроме того, он наряду с другими способами позволяет дать грамотную оценку происходящему как во внутренней, так и во внешней среде.

Данный метод стратегического анализа способен не только показать проблемные зоны стратегического планирования, но и предложить ряд инициатив по решению конкретно изложенных проблем как в текущем периоде, так и в будущем. Иными словами, его можно использовать и при оперативном управлении.

Кроме того, зарубежный опыт применения GAP-анализа показывает, что методика достаточно эффективна. В Интернете можно встретить частые упоминания использования данной методики крупными консалтинговыми фирмами и IT-корпорациями.

Однако не стоит принимать решения, основываясь лишь на «голом» GAP-анализе, особенно учитывая наличие таких инструментов, как матрица Портера, SWOT-анализ и другие не менее полезные методики. Впрочем, у каждого метода есть свои цели и задачи, которые помогают организациям развиваться.

Financial-Helper.RU

Ваш помощник в мире финансов

Gap-анализ

Gap-анализ — метод анализа первичной информации, изучает стратегическое различие между желаемым — чего предприятие хочет достичь в своем развитии — и реальным — чего фактически может достичь предприятие, не изменяя свою нынешнюю политику. GAP-анализ — «организованная атака на разрыв» между желаемой и реальной действительностью предприятия.

GAP — анализ позволяет, на основе исследования фактических и потенциальных потоков прибыли от производства и реализации различных видов продукции, выделить пробелы рынка (gap английском языке), которые можно заполнить новой продукцией.

Метод анализа конкурентных преимуществ GAP разработан в Стэнфордском исследовательском институте в Калифорнии. Он представляет собой попытку найти методы разработки стратегии и методы управления, позволяющие привести дела в соответствие с уровнем требований. GAP-анализ, или анализ разрывов, который нашел широкое применение как эффективный метод стратегического анализа, также может использоваться для диагностики проблем фирмы.

Суть метода заключается в исследовании проблемы, оказывается как разрыв, возникающий в ходе реализации плана изменений, между этими показателями и результатами, достижение которых планировалось, и тем, что получилось в реальности.

Причины такого разрыва могут быть самыми разными. Так, американский исследователь Л. Александр, изучив 93 организации с целью определить, какие проблемы чаще всего порождают разрыв между планами изменений и реальным их воплощением, как наиболее распространенные выделил следующие:

  • Осуществление изменения заняло гораздо больше времени, чем это планировалось изначально;
  • В процессе осуществления изменения возникли серьезные проблемы, которые не были предусмотрены или проанализированы к тому;
  • Координация деятельности руководителей отдельных задач изменения не была достаточно эффективной;
  • При проведении изменений возникали кризисные угрозы, что потребовало отвлечения всех сил и возможностей по их преодоления;
  • Навыки и способности вовлеченных в изменение работников оказались недостаточными;
  • Уровень подготовки и понимания замысла изменения не отвечал требованиям;
  • Неблагоприятное влияние на осуществление изменений оказывали неконтролируемые факторы внешней среды.
Читать еще:  Экономический анализ основное

Задача использования метода заключается в том, чтобы заранее спрогнозировать ситуации, порождающие такие разрывы, чем потом испытывать разочарование, порожденное неудачами в осуществлении изменений. Таким образом, с помощью GAР-анализа можно найти оптимальный путь от текущего состояния к желаемому и выявить ограничения, накладываемые, среди прочего, по состоянию организационных процессов, функций и структур. Задача состоит в том, чтобы выбрать лучшую альтернативу изменений, которые лягут в основу стратегии фирмы, нацеленной па увеличение объема продаж. При этом следует ответить на вопрос, какая стратегия преобладает: увеличение объема продаж за счет расширения рынка или за счет захвата доли рынка? Если в качестве стратегической цели компания выбрала этот параметр (рост объема продаж), то для ее достижения можно использовать два варианта.

Шаги анализа

  • предварительное формулирование целей деятельности на один год, три года, пять лет
  • прогноз динамики нормы прибыли в увязке с установленными целями для существующих предприятий;
  • установление разрыва между целями и прогнозами;
  • определение альтернатив осуществления инвестиций для каждого предприятия и прогноз результатов;
  • определение общих альтернативных конкурентных позиций для каждого предприятия и прогноз результатов;
  • рассмотрение инвестиций и альтернатив ценовой стратегии для каждого предприятия;
  • согласование целей стратегии каждого предприятия с перспективами портфеля в целом;
  • установление разрыва между предыдущими целями деятельности и прогнозом для каждого предприятия;
  • уточнение профиля возможных приобретений новых предприятий;
  • определение ресурсов, необходимых для таких приобретений, и характера их возможного влияния на имеющиеся в портфеле предприятия;
  • пересмотр целей и стратегии существующих предприятий с целью создания этих ресурсов.

Такой анализ может проводиться как по отношению к группе предприятий (объединения), так и отдельного предприятия. Таким образом, анализ GAP можно назвать организационной атакой на разрыв (ликвидацию разрыва) между желаемой и прогнозируемой деятельностью. С 2000-х годов применяется нечеткий Gap-анализ. Традиционные математические методы основаны на классической логике, является нетерпимы к неточности и необъективности истины, а также к неопределенности в экономических системах. В свою очередь неопределенность системы приводит к росту рисков от принятия неэффективных решений, результатом чего могут быть негативные экономические последствия. С этой целью возникает потребность в методах, основанных на нечеткой логике.

Исследование при внедрении ИТ-систем по методу GAP-анализа

Разрывы в общем виде могут быть такими:

  • между рыночным предложением компании (в самом широком смысле) и существующим на рынке уровнем спроса;
  • между текущей деятельностью или бизнес-процессами и их характеристиками и видением того, как должно быть в идеале или с точки зрения руководства;
  • между действительными целями и задачами работы компании в целом и сотрудников в частности с одной стороны и теоретически необходимыми целями и задачами с другой;
  • между текущими показателями работы и лучшими показателями в отрасли (benchmarks).

Суть, ради чего проводится Gap-анализ, можно выразить простой формулой:

Желаемое = Имеющееся + Необходимое
или
Желаемое — Имеющееся = Необходимое

Результатом Gap-анализа независимо от области является идентификация «разрывов» и разработка мероприятий по их устранению.

Применение в области внедрения ИТ-систем

Каким же образом Gap-анализ может применяться в сфере внедрения информационных технологий?

Большинство проектов по внедрению программного обеспечения (ECM, ERP и пр.) направлено на то, чтобы адаптировать некий стандартный «коробочный» продукт под особенности и потребности конкретного заказчика. При этом к внедрению зачастую используется два подхода:

  • «от процессов» — когда детально исследуются бизнес-процессы заказчика, формируются, а затем и реализуются требования к системе. На выходе, как правило, мы получаем продукт, значительно отличающийся от типового (стандартного);
  • «от системы» — когда организация бизнес-процессов, заложенная в «коробку», выступает неким эталоном и происходит «подгонка» бизнес-процессов заказчика под её функционал.

Разумеется, если в вашем распоряжении не коробочный продукт, а набор инструментов для создания информационных систем определенного класса, то ни о каком внедрении «от системы» речи быть не может. Однако если в руках команды внедрения есть готовый, самодостаточный продукт, то наиболее эффективным будет именно внедрение «от системы».

Вот в этом случае нам и пригодится методика Gap-анализа.

Если вновь обратиться к формуле Желаемое = Имеющееся + Необходимое, то нетрудно догадаться, что «Желаемым» в данном случае будут потребности заказчика, а «Имеющимся» — функционал внедряемой «коробки».

Таким образом, задача команды внедрения — сопоставить «Желаемое» и «Имеющееся» и найти «Необходимое». Рассмотрим более детально, как выполнить эту задачу.

Как выявить разрывы (отклонения)?

Рассмотрим два варианта, которые чаще всего применяются в нашей практике.

Вариант №1. Демонстрация системы и онлайн-моделирование.

Подход предполагает собрание рабочей группы заказчика, чтобы продемонстрировать перед ней систему и по итогам этой демонстрации выявить отклонения от текущих процессов.

  • низкая трудоёмкость и высокая оперативность работ проектной команды, так как весь процесс анализа можно уложить в несколько моделирующих сессий.
  • при подобных «мозговых штурмах» заказчик может неправильно сформулировать некоторые требования или вообще забыть о них, что чревато определенными проблемами при внедрении.

Вариант №2. Индивидуальные беседы с представителями рабочей группы.

Более традиционный подход к выявлению отклонений — организация индивидуальных встреч с представителями рабочей группы (желательно прямо на рабочем месте). Проводится сбор требований к процессам, пожеланий, ожиданий от внедрения и, самое главное, текущих проблем. По результатам исследования составляется перечень отклонений функционала «коробки» от имеющихся потребностей заказчика.

Далее проектная команда демонстрирует результаты исследования рабочей группе. При этом упор делается на то, как будут решены «узкие места» и текущие проблемы, которые удалось выявить в результате бесед. Следующий шаг — демонстрация системы с акцентом на функционал, который позволит повысить эффективность текущих процессов и сократить количество «узких мест».

  • более точное выявление отклонений благодаря полноте сбора требований и индивидуальному общению.
  • Высокая трудоёмкость анализа в сравнении с моделированием «на лету», как в варианте № 1.

При выборе того или иного подхода необходимо отталкиваться от характера заказчика, сложности автоматизируемых процессов и объема ресурсов, выделенных на проект. Например, если бюджет проекта ограничен, но специалисты заказчика готовы активно участвовать в исследовании, то наиболее подходящим будет вариант №1. В случае высокой занятости представителей рабочей группы и отсутствия возможности собирать всех в одном месте на длительные совещания — лучше остановиться на втором варианте.

Что делать с отклонениями?

Оба рассмотренных способа анализа на выходе дают нам один и тот же результат — перечень отклонений стандартного функционала внедряемого продукта от текущих особенностей бизнес-процессов и потребностей заказчика. Задача проектной команды– разработать план мероприятий по сведению выявленных отклонений к минимуму. Все мероприятия делятся на три группы:

  1. адаптация функционала коробки под бизнес-процессы заказчика за счет бюджета проекта;
  2. организационные изменения в бизнес-процессах;
  3. вынесение за рамки текущего проекта с целью дальнейшего развития.

Рассмотрим их подробнее.

Адаптация под бизнес-процессы за счет бюджета проекта

Устранение наиболее критичных отклонений, которые обычно относятся к ключевым бизнес-процессам компании и не подлежат организационным изменениям.

По нашему опыту к таким процессам можно отнести управление документами и делопроизводство. Так как в организациях среднего размера, схожих по корпоративной культуре (например, современных, клиенториентированных, развивающихся либо тяготеющих к строгой регламентации и иерархии), бизнес-процессы, связанные с управлением документами, чаще всего похожи. Возможности коробочных продуктов позволяют делать настройку в пределах, достаточных для внедрения.

На предприятии отдел продаж формирует и согласовывает договоры на поставку, на проектирование, на сервисное обслуживание; отдел снабжения — договоры закупки; административно-хозяйственный отдел — договоры аренды. Для разных типов договоров установлен разный регламент согласования. В ходе анализа определяется, все ли требования могут быть реализованы. Настройка по основным видам документов обычно включается в этап адаптации. На иллюстрациях приводятся два типа регламентов, которые подлежат настройке.

Важно: Объем отклонений, которые попадут в эту группу в ходе адаптации системы, зависит не только от возможностей продукта, но и от бюджета, выделенного на проект, и временных рамок. Так, часть изменений, менее критичных, не сложных, может быть вынесена за рамки текущего проекта, то есть в группу 3.

Читать еще:  Макроанализ в экономике

Организационные изменения в бизнес-процессах заказчика.

В данном случае подразумевается адаптация бизнес-процессов заказчика под функционал системы с целью сокращения выявленных «узких мест». Часто на этот этап выносятся те мероприятия, которые направлены на методически верное выстраивание процессов, подтвержденное опытом внедрения СЭД и управленческих консультаций, — то есть унификация и оптимизация бизнес-процессов.

На одном предприятии в каждом управлении создано свое место регистрации. При этом документ может первоначально поступить в канцелярию, и дальше его передают в управления. Для того, чтобы не потерять документ, в управлениях его также регистрировали, но уже каждый раз под своим номером. Кроме того, управления могли получать документы напрямую, и они также регистрировались там.

При внедрении СЭД было решено упразднить регистрацию документов в управлении, если они уже были зарегистрированы в другом месте (например, в канцелярии), так как в СЭД можно отследить прохождение документа по всем исполнителям и определить его текущее местоположение и статус. Кроме того, исчезла путаница с регистрационными номерами, потому что у документа остался единственный регистрационный номер.

В существующих на предприятии процессах юрист регистрирует договорные документы после того, как договор будет подписан генеральным директором.

При работе с электронным документом после подписания электронной подписью никакие изменения, в том числе вписывание номера, производиться не должны и не могут. Документ с новым номером — это уже измененный документ, а значит, электронная подпись на него уже не распространяется. То есть при переводе процесса в электронный вид необходимо изменить процессы.

Приведенные заказчику доводы позволили провести организационные изменения, и было принято решение изменить процесс. Регистрация договорных документов будет производиться, как в эталоне, т.е. перед подписанием генеральным директором.

В системе, которая использовалась на предприятии раньше, а теперь подлежит замене, в карточке договора было поле «Вид оплаты» с возможными значениями «Разовый», «Рассрочка» и поле «Условия оплаты» с возможными значениями «Предоплата» и «Постоплата». Во внедряемом продукте имеется только поле «Условие оплаты». По результатам анализа выяснилось, что для всех этих характеристик пользователям достаточно одного этого поля.

Вынесение за рамки текущего проекта

Некритичные отклонения и пожелания к системе не включаются в содержание проекта и оставляются заказчику на дальнейшее развитие системы.

Организация с государственным участием. В соответствии с 44-ФЗ при подготовке процедуры закупки необходимо согласование планов закупок подразделений. Порядок согласования отличается от договорных и организационно-распорядительных документов.

В системе не предусмотрен подобный бизнес-процесс, но его могут создать и настроить специалисты предприятия, прошедшие необходимое обучение. Это отклонение не помешает автоматизации других бизнес-процессов, и оно выносится за рамки проекта.

Очевидно, что в интересах менеджера проекта, который ограничен в ресурсах, сократить объём адаптации внедряемой системы и как можно больше отклонений устранить за счет организационных изменений или вообще отложить реализацию «на ближайшее будущее». Заказчик, напротив, намерен настаивать, чтобы все его требования были выполнены. Тут важно соблюдать принцип разумной адаптации системы и бизнес-процессов друг под друга. Должно быть движение навстречу, обеспечивающее оптимальный эффект от внедрения.

В этой методике делается акцент на то, что важен результат, — то есть нет «нереализованных пожеланий», есть отклонения, и по каждому из них приняты решения. Если какое-то отклонение не может быть закрыто адаптацией (настройкой) и/или не может быть вынесено на развитие системы, значит, по нему должно быть принято организационное решение — либо о признании его несущественным, либо о перестройке процессов внутри организации. В таблице мы приводим пример оформления результатов исследования по Gap-анализу для внедрения СЭД.

GAP-анализ

Стратегия развития компании определяется системой целей ее развития. Разработанные с учетом этих целей стратегии реализуются на практике через комплекс инвестиционных проектов, в основе которых лежат инновации.

Для понимания структуры этих инноваций целесообразно использовать так называемый ГЭП-анализ, или анализ разрывов (от англ. gap — разрыв).

Gap-анализ применяется в случаях, когда текущие результаты компании имеют расхождения с запланированными (рис. 1).

Рисунок 1. Gap-анализ компании

После анализа разрабатывается план действий по устранению разрыва. Таким образом, цель gap-анализа – определить, существует ли разрыв между целями и возможностями и, если да, установить, как «заполнить» его. Применение анализа разрыва означает:

– определение интереса фирмы, выраженного в терминах стратегического планирования;

– выяснение реальных возможностей с точки зрения текущего состояния среды и предполагаемого будущего состояния;

– определение конкретных показателей стратегического плана;

– установление разницы между показателями стратегического плана и возможностями, диктуемыми реальным положением фирмы;

– разработка программ, необходимых для заполнения разрыва.

Возможны следующие варианты проведенияgap-анализа:

1. определение расхождений по показателям продаж компании со средними показателями отрасли или отраслевого лидера;

2. определение расхождений по времени разработки продукта;

3. определение расхождений по стоимости продукта со среднеотраслевыми параметрами или параметрами лидера;

4. определение расхождений по качеству продукции.

В случае если стратегический интерес компании представлен одновременно несколькими параметрами используется расширенное представление gap-анализа, которое предполагает одновременную оценку деятельности по нескольким стратегическим направлениям.

1.3. Матрица BCG (матрица Бостонской консультативной группы).

Значительная часть современных методов стратегического анализа основываются на построении двухмерных матриц, получивших название портфельных. К наиболее широко используемым методам относятся:

· Матрица BCG или ВКГ;

· Матрица Мак – Кинси.

Матрица BCG представляет собой модель типа «темпы роста – доля на рынке» и характеризует положение организации путем позиционирования относительно всех остальных организаций, уже функционирующих на определенном рынке.

Матрицы BCG представляет собой матрицу 2 х 2, в которой в качестве главных факторов успеха организации используются показатели роста спроса на ее продукцию или услуги (темпы роста рынка) и доли рынка организации по сравнению с основными конкурентами (см. рис. 1).

В основе матрицы BCG лежит определение экспертами будущих темпов роста и доли рынка в сравнении с долей ведущего конкурента или сопоставление разных стратегических зон хозяйствования, в которых функционирует организация.

По вертикали матрицы откладываются темпы прироста рынка данной организации, а по горизонтали – доля рынка. Матрица BCG позволяет сопоставить позиции организаций или подразделений организации, выявить лидеров рынка и установить степень сбалансированности между ними.

В соответствии с четырьмя вариантами комбинаций организация или подразделение может занимать на рынке четыре стратегических исходных позиции относительно возможностей рынка и собственной конкурентоспособности.

Рис. 1. Матрица BCG

«Трудные дети» это позиция растущих продуктов, т.е. тех, которые находятся в процессе внедрения на данный рынок. Эта позиция характеризуется высоким спросом и небольшой, но растущей долей рынка. Для увеличения доли рынка необходимы новые инвестиции со значительным риском.

«Звезды» (Звездные продукты) – позиция, отражающая высокий спрос и большую долю рынка, которая обеспечивает генерирование финансовых ресурсов. В то же время для укрупнения и расширения позиций потребуются дополнительные ресурсы. «Звезды» в долгосрочной перспективе стремятся стать «дойными коровами», и это происходит, если темпы прироста рынка замедляются.

«Дойные коровы» представляют собой позицию высокоприбыльных продуктов, которой занимают лидирующее положение на рынке с низким темпом роста. Их привлекательность объясняется тем, что они не требуют больших инвестиций и обеспечивают значительные денежные потоки. Такая бизнес-область может принести очень большие доходы организации.

«Собаки» — позиция бесперспективных продуктов, в которой свойственен низкий спрос и малая доля рынка, находящегося в процессе свертывания. Денежные потоки в таких организациях нулевые или отрицательные.

Наилучший вариант сбалансированного портфеля организации может выглядеть следующим образом: 2-3 товара – «дойные коровы», 1-2 – «звезды», несколько «трудных детей» и несколько «собак».

Матрица BCG предназначена для многопрофильной корпорации с большим количеством подразделений, между которыми оптимизировать распределение ресурсов.

Матрица BCG имеет ряд недостатков:

· не учитывает тот факт, что большинство предприятий функционируют на рынках со средними темпами роста и имеют относительную долю на рынке, которая является ни маленькой, ни большой;

· некоторые организации и бизнес — единицы нельзя отнести ни к одной из групп, предлагаемых в матрице, поэтому не все организации могут использовать ее концепцию;

· матрица теряет значение и не может использоваться при отсутствии или сокращении темпов роста.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector