Sofin-credit.ru

Деньги и работа
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Нарушение правил хранения архивных документов

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

1. Объектом административного правонарушения, предусмотренного в ст. 13.20, является порядок в области архивного дела.

2. Объективная сторона деяния состоит в том, что виновный нарушает правила:

1) комплектования архивных документов. При этом виновный нарушает целый ряд правовых норм, в частности:

а) Федерального закона от 22.10.04 N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;

б) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.07 N 19 и др.:

В этих правовых актах установлено, что по истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы, передаются на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России.

После утверждения соответствующим архивным органом или учреждением описей на дела постоянного хранения и согласования описей на дела по личному составу производится уничтожение документов, срок хранения которых истек, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России.

При ликвидации или реорганизации федеральных органов государственной власти, органов государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, государственных учреждений, организаций и предприятий, а также в случае изменения формы собственности этих учреждений, организаций и предприятий образовавшиеся при осуществлении их деятельности архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам при сохранении федеральной и (или) государственной собственности на указанные документы, а при отсутствии правопреемника передаются учреждениям Федеральной архивной службы России. В целях сохранности документов и для решения вопроса о месте их дальнейшего хранения в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители Федеральной архивной службы России, ее органов и учреждений»;

в) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000);

2) хранения архивных документов. При этом нужно учесть, что в соответствии с установленным порядком постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют:

федеральные государственные архивы, центры хранения документации и их филиалы — архивных фондов и архивных документов федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации, других банков, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;

центральные государственные архивы, государственные архивы, центры хранения документации республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и их филиалы — архивных фондов и архивных документов органов государственной власти, прокуратур республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов; учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности субъектов Российской Федерации; учреждений, организаций и предприятий, находящихся на их территориях и отнесенных к федеральной собственности; ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;

районные и городские архивы — архивных фондов и архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;

государственные музеи и библиотеки — архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, поступающих в собственность государства на законном основании, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов. «.

Временное хранение документов осуществляют госорганы, учреждения, организации, предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах;

3) учета архивных документов. Нужно учесть, что в соответствии с указанными выше правовыми актами:

— документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат обязательному государственному учету.

— документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации хранятся и учитываются в учреждениях Федеральной архивной службы России, государственных музеях, библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам)»;

4) пользования архивными документами. Например, виновный не соблюдает Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утв. приказом Росархива от 06.07.98 N 51). Установлено, что документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.

Учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы обеспечивают право юридических и физических лиц на получение ретроспективной информации путем информирования о хранящихся архивных фондах и архивных документах, выдачи в установленном порядке заверенных копий и выписок из документов, справок социально-правового характера, представления документов или их копий для изучения в архивах, музеях и библиотеках, организации выставок, публикации документов и справочников о составе и содержании государственной части Архивного фонда Российской Федерации.

Аналогичные принципы хранения, комплектования, учета и использования архивов существуют в субъектах Российской Федерации, органов местного самоуправления, в организациях особых организационно-правовых форм.

После вступления (с 13.04.09) в силу изменений, внесенных в ст. 13.20 Законом N 9 от 09.02.09 уточнено, что объективная сторона административного правонарушения, предусмотренного в ней не охватывает нарушение правил хранения документов, указанных в ст. 13.25 (см. комментарий к ней).

Оконченным данное правонарушение считается с момента совершения. Оно совершается как в форме действия, так и бездействия.

3. Субъектами анализируемого правонарушения могут быть:

1) гражданин (см. коммент. к ст. 2.3, 2.8);

2) должностное лицо (см. коммент. к ст. 2.4, 2.5);

3) юридическое лицо (см. коммент. к ст. 2.1, 2.10).

4. Субъективная сторона данного деяния характеризуется либо умышленной, либо неосторожной формой вины (см. коммент. к ст. 2.2).

5. Анализ мер, предусмотренных в ст. 13.20, показывает, что виновному могут быть назначены или предупреждение, или административный штраф судьей (см. коммент. к ст. 3.4, 3.5, 23.1).

Статья 13.20 КоАП РФ. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (действующая редакция)

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, —

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

  • URL
  • HTML
  • BB-код
  • Текст

Комментарий к ст. 13.20 КоАП РФ

1. Общие требования к хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов определены ст. 16 — 20 Основ законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации от 7 июля 1993 г. N 5341-1.

Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ осуществляют государственные архивы, государственные музеи и библиотеки. Временное хранение указанных документов осуществляют центральные органы исполнительной власти РФ, государственные учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах.

Порядок постоянного и временного хранения документов государственной части Архивного фонда РФ в государственных и ведомственных архивах и передачи указанных документов на постоянное хранение в государственные архивы устанавливается Федеральной архивной службой России.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в процессе деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными указанными архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Читать еще:  Приказ о передаче права подписи

Порядок государственного учета документов Архивного фонда РФ, использования указанных документов, находящихся на временном хранении в центральных органах исполнительной власти, в государственных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также порядок использования архивных документов в государственных архивах определяются Росархивом.

Применительно к Федеральному закону от 26 мая 1996 г. N 54-ФЗ «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации» под хранением понимается один из основных видов деятельности музея, предполагающий создание материальных и юридических условий, при которых обеспечивается сохранность музейного предмета и музейной коллекции.

Музейным предметом является культурная ценность, качество либо особые признаки которой делают необходимыми для общества ее сохранение, изучение и публичное представление. Согласно ст. 3 вышеуказанного Федерального закона под музейным фондом подразумевается совокупность постоянно находящихся на территории РФ музейных предметов и музейных коллекций, гражданский оборот которых допускается только с соблюдением ограничений, установленных указанным Федеральным законом.

2. По смыслу Закона РСФСР от 15 декабря 1978 г. «Об охране и использовании памятников истории и культуры» документальные памятники — акты органов государственной власти и органов государственного управления, другие письменные и графические документы, кинофотодокументы и звукозаписи, а также древние и другие рукописи и архивы, записи фольклора и музыки, редкие печатные издания относятся к памятникам истории и культуры.

3. В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона от 8 августа 2001 г. N 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» деятельность по реставрации объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) вправе осуществлять только лицензиаты. Согласно Перечню федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих лицензирование, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 11 февраля 2002 г. N 135, лицензирование по указанному виду деятельности отнесено к ведению Минкультуры России.

Неисполнение, ненадлежащее исполнение указанных правил лицензиатом квалифицируются как нарушение требований и условий лицензирования и влекут за собой санкции в виде приостановления действия лицензии или ее аннулирования, применяемые в соответствии со ст. 13 Федерального закона «О лицензировании отдельных видов деятельности», независимо от привлечения нарушителя к административной ответственности, меры которой предусмотрены комментируемой статьей (см. также п. 6 комментария к ст. 14.1).

4. Дела об административных правонарушениях, предусмотренных комментируемой статьей, рассматриваются судьями (см. п. 6 комментария к ст. 13.11).

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, —

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

Комментарий к Ст. 13.20 КоАП РФ

1. Объектом правонарушения являются отношения в сфере архивного дела, т.е. деятельность по формированию, организации хранения, учета и использования архивных документов. Правовой режим оборота и хранения документов формируется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подзаконными актами, издаваемыми уполномоченными органами во исполнение законов, а также отдельными актами федерального органа власти, уполномоченного в сфере архивной деятельности — Федеральной архивной службы России (Приказ Федеральной архивной службы России от 18.02.2002 N 18 «Об организации работы архивных органов по реализации Федерального закона «О введении в действие Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»). Правила хранения, комплектования, учета или использования архивных документов представляют собой бланкетную норму, они сформированы из Основных правил (Федеральная архивная служба России. Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002) и документов, которые издают уполномоченные лица при организации и обеспечении работы своих архивов. Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности. Правила предусматривают основные процедуры: экспертизу, комплектование, учет и хранение, а также использование документов архивного фонда. Правила не распространяются на документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну (см. Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1; Указ Президента РФ от 30.11.1995 N 1203).

Объективная сторона правонарушения, предусмотренного комментируемой статьей, может быть выражена в различных формах, которые непосредственно закреплены в правилах, например запрет на формирование дел из черновых документов, или запрет на использование огня, нагревательных приборов, пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение и др.

2. Субъектом данного правонарушения может быть:

— гражданин в возрасте от 16 лет;

— должностное лицо, назначенное приказом (либо решением собственника, учредителями), в круг должностных обязанностей которого входит решение вопросов, связанных с архивной деятельностью.

Субъективная сторона правонарушения проявляется в форме умысла (пренебрежение или прямое нарушение правил).

Протокол о совершении проступка, предусмотренного комментируемой статьей, составляют (возбуждают дело) должностные лица органа, осуществляющего функции по контролю и надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзора России).

Рассмотрение дела о правонарушении, предусмотренном комментируемой статьей, осуществляется судьей.

Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика

Создание и поддержание архива организации в должном состоянии – объемная работа, важность которой порой нивелируется директорами организаций. Работники небольших компаний, как правило, занимаются делами архива по остаточному принципу. И это совершенно неправильно, а порой даже опасно для организации: велика вероятность при первой же проверке получить штраф, причем как за некорректное исполнение обязанностей, так и за бездействие.

В соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.11.2015; далее – Федеральный закон № 125-ФЗ) за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность.

Судебная практика по нарушениям правил и сроков хранения документов обширна и разнообразна, касается организаций всех форм собственности и самых разнообразных документов, включая дела по личному составу. В зависимости от степени тяжести вины решения суда по подобным делам различны – от предупреждения до сотен тысяч рублей штрафных санкций. Примеры реальных судебных дел рассмотрим далее.

Важно!

Чаще всего нарушения правил хранения и уничтожения архивных дел выявляются в ходе проведения плановых выездных проверок, реже – по факту неисполнения запросов. При этом проверки может инициировать как вышестоящий архив, налоговая или Пенсионный фонд, так и сама организация в рамках очередного внутреннего аудита.

Виды споров

Правоприменительную практику по вопросам нарушения правил хранения архивных документов условно можно разделить по видам споров.

1. Споры, связанные с непредоставлением запрашиваемой документации по причине их утери в ходе стихийных бедствий (землетрясение, наводнение, ураган, пожар и т.п.). В решении подобных споров суды все чаще встают на сторону налогоплательщиков. Организация может избежать штрафа за утерю документов, если представит доказательства, что такая утеря произошла вследствие форс-мажора. Подтвердить такие факты можно справками из соответствующих органов.

Обратите внимание!

Если документы сгорели, а в помещении, в котором они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают. Аналогично и с кражей: если помещение, в котором хранились документы, не запиралось, то штраф придется уплатить.

Читать еще:  Как правильно списывать бензин

2. Непредоставление документов по причине их хищения. Единого мнения судов по решению таких споров нет. Так, ФАС Западно-Сибирского округа согласился с отсутствием вины налогоплательщика в непредоставлении документов по указанной причине, а ФАС Центрального округа в схожей ситуации принял противоположное решение, т.к. «хищение стало возможным из-за действий должностных лиц самой организации, не обеспечивших сохранность бухгалтерских документов».

3. Непредоставление документов по причине их отсутствия.

Извлечение

из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.

Пример

ОАО «ППП» в ходе проверки его деятельности не предоставило приказ директора о назначении лица, ответственного за архив. Личные карточки уволенных работников (по форме № Т-2), личные дела и приказы по личному составу хранились в неупорядоченном виде, за что организация была оштрафована на 300 руб.

4. Уничтожение документов ранее требуемого срока. За несоблюдение норм архивного хранения или за неправомерное уничтожение документов ранее установленной даты ликвидации с организации и лично с руководства компании могут взыскать административный штраф. Размер штрафа может составлять сумму до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание!

Представители проверяющих органов составляют акт о нарушении норм архивного хранения, который можно оспорить только в судебном порядке.

При совершении двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности, при этом уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение.

Извлечение

из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 15.11. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.

1. Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:

занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов вследствие искажения данных бухгалтерского учета;

искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

2. Должностные лица освобождаются от административной ответственности за административные правонарушения, предусмотренные настоящей статьей, в следующих случаях:

представление уточненной налоговой декларации (расчета) и уплата на основании такой налоговой декларации (расчета) неуплаченных сумм налогов и сборов, а также соответствующих пеней с соблюдением условий, предусмотренных пунктами 3, 4 и 6 статьи 81 Налогового кодекса Российской Федерации;

исправление ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Пример

В 2009 г. в ходе плановой выездной проверки деятельности в одном из ЗАО Краснодарского края был выявлен вопиющий факт нарушения норм хранения и утилизации архивных документов. Главный бухгалтер вывез в подвальное помещение гаража все документы общества о текущей бухгалтерской отчетности, включая входящую и исходящую корреспонденцию, папку с протоколами Совета директоров, решениями общих собраний (за прошедший год). До этого данная документация хранилась дома у главного бухгалтера (!).

В конце января 2009 г. подвал затопило, и все находящиеся в нем документы ЗАО пришли в негодность: текст был размыт, информация стала нечитаемой. Поэтому главный бухгалтер выбросил документы, без составления каких-либо описей и подтверждения факта случившегося. Документы следовало хранить до сдачи в архив в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа[1], а в случае утраты или повреждения оригиналов документов – заверенные в установленном порядке копии с составленным актом. Этого сделано не было. В итоге общество было оштрафовано на 200 000 руб. (решение Арбитражного суда Краснодарского края по делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ от 11.03.2010; постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № А32-4676/2010 от 28.05.2010).

[1]Имеется в виду место государственной регистрации ЗАО как юридического лица.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2016.

Последствия неправильного хранения электронных документов

Как правило, при переходе на ЭДО компании в первую очередь уделяют внимание вопросам подключения, интеграции и подписания. Все верно, без решения этих задач нельзя перейти на электронный обмен с контрагентами. Но есть вопрос, о котором не все компании начинают задумываться сразу – это хранение электронных документов. О том, как нужно хранить документы в электронном виде и какие бывают последствия неправильного хранения, поговорим в этой статье.

Ответственность в цифрах из законодательства

Административная ответственность за нарушение правил хранения некоторых видов документов, в соответствии со ст. 13.25 КоАП РФ:

  • Неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах, об ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях, хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.
  • Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 руб.; на юридических лиц — от 100 000 до 200 000 руб.
  • Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования других архивных документов предусмотрены предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., а на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Вот, кстати, некоторые из основных нормативно-правовых актов, регулирующих правила архивного хранения документов, за нарушение которых предусмотрена ответственность:

  • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Приказ Министерства культуры РФ от 3 июня 2013 г. N 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах»;
  • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие документов, совершенное из корыстной или иной личной заинтересованности, в соответствии с п. 1 ст. 325 УК РФ, наказывается штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательными работами на срок до 480 часов, либо исправительными работами на срок до 2 лет, либо принудительными работами на срок до 1 года, либо арестом на срок до 4 месяцев, либо лишением свободы на срок до 1 года.

Читать еще:  677 постановление правительства рф

Ответственность за нарушение правил и сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов

1. В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ, грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб. Повторное нарушение влечет наложение административного штрафа в размере от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет.

В этой же статье указано, что под грубыми нарушениями понимается, в том числе, и отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской финансовой отчетности, аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение установленных сроков хранения таких документов.

Кроме того, сами требования к бухгалтерскому учету содержатся в Федеральном законе от 06.12.2011 №402 «О бухгалтерском учете», ст. 29 которого устанавливает основные правила хранения соответствующих документов. Например, первичные учетные документы подлежат хранению не менее пяти лет после отчетного года, но обязательно с учетом сроков, указанных в разделе 4.1 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

2. В соответствии со ст. 120 Налогового Кодекса РФ под грубым нарушением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения считается отсутствие первичных учетных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского или налогового учета.

Совершение таких грубых нарушений в течение только одного налогового периода влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб. Если же они совершены в течение более одного налогового периода, то штраф возрастает до 30 000 руб. Кроме этого, если эти деяния повлекут занижение налоговой базы, то штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

3. Если документы неправильно хранились или не соблюдены были сроки хранения, то и представить их в налоговый орган будет затруднительно. В соответствии с п. 1 ст. 126 Налогового Кодекса РФ, непредставление в установленный срок налогоплательщиком требуемых документов (например, счетов-фактур, товарных накладных, договоров и др.) влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. При небольших объемах документооборота сумма кажется небольшой, но если таких документов будет много, например, 500 штук, то штраф составит уже 100 000 руб.

Последствия для бизнеса

Хранение электронных документов

Таким образом, хранить нужно:

  1. сам документ, причем в том формате, в котором он был изначально создан;
  2. электронную подпись, поскольку сама она является неотъемлемым реквизитом документа, и без его отсутствия документ не будет иметь юридической силы;
  3. служебные документы, особенно если законодательство требует из создания, как в случае с электронным счетом-фактурой (например, служебный документ «подтверждение даты получения оператором» содержит дату выставления);
  4. метаданные, которые по сути содержат реквизиты документы, по которым будет осуществляться поиск документа в архиве.

Какие же есть последствия неправильного хранения и как их избежать, рассмотри далее.

  1. Хранение в формате, отличном от подписанного, грозит тем, что электронная подпись не будет соответствовать телу документа. Если такой документ потребуется представить, например, в суд, то его подлинность доказать будет уже невозможно. Хотя, если обмен велся через сервис оператора ЭДО СФ, то скорее всего документ можно будет достать из сервиса. Во всяком случае, операторы как правило хранят документы в течение нескольких лет.
  2. Аналогичны последствия, если вместе не будет храниться электронная подпись. Если проводить аналогию с бумажным документом, то представьте себе договор, на котором не стоит ни одна подпись – он просто не будет иметь юридической силы. Точно так же и с электронным документом.
  3. Отсутствие архива служебных документов не так уж страшно, но при необходимости выгрузить их из одного архива удобнее, чем идти в сервис оператора ЭДО СФ и искать отдельно их там.
  4. Метаданные позволят искать документы в архиве по заданным критериям, например, по номеру и дате документа, или по контрагенту. Без этих метаданных придется искать документы, особенно неформализованные, только по наименованию, которое может не содержать всех нужных данных.
  5. Кроме обычного хранения, нужно настроить резервное копирование всех данных, поскольку носители информации недолговечны. Утеря большого количества данных может в итоге обернуться катастрофой, но стоит помнить, что сейчас операторы ЭДО СФ хранят все документы в облаке, а бумажные оригиналы все так же хранятся в архивах, то есть вряд ли получится потерять все документы безвозвратно.

Особенности хранения электронной подписи

Без таких данных в дальнейшем будет сложно доказать, что подпись существовала на момент подписания.

Что делать с бумажными документами

Конечно, избавиться от всех бумажных документов не получится, в силу особенностей законодательства и процессов. Но можно упростить с ними работу. Если таких документов много, то есть смысл их отсканировать и взаимодействовать уже с электронными копиями. Это позволит в некотором виде унифицировать работу. Метаданные к копиям помогут быстро искать, и система архива при необходимости укажет, в каком деле, и в какой коробе находятся оригиналы.

Итого, если документов в компании много, то лучше всего организовать специальный архив документов. На рынке уже предлагаются решения, которые предусмотрели все самые важные моменты:

  • сохранение всех документов в нужных форматах со всеми ЭП, причем эти данные могут сразу подтягиваться из сервиса операторов ЭДО СФ;
  • отслеживание сроков хранения документов в зависимости от их вида;
  • удобный поиск документов, в том числе по разным критериям и для разных целей, таких как печать или представление в контролирующие органы;
  • составление документов в комплекты по нужным параметрам, например, первичные учетные документы;
  • выгрузка документов с электронными подписями;
  • составление описей к выгружаемым документам;
  • разделение прав доступа на документы или на виды документов;
  • возможность отслеживать по каким документам нужно организовать возврат или когда закончится действия электронной подписи;
  • возможность работать со сканами бумажных документов, пока сами оригиналы спокойно лежат в архиве.

При всей кажущейся сложности хранения электронных документов с учетом резервного копирования, заменой носителей, соблюдением форматов и метаданными, правильная настройка электронного архива позволит сделать поиск и работу с документами намного удобнее, чем с бумажным архивом. Это не значит, что бумажные документы исчезнут, но можно сделать работу с ними намного удобнее. Главное, что нужно предпринять с самого начала – это правильно организовать хранение, и тогда никакие последствия, связанные с беспорядком, потерей документов и искажением информации не будут страшны.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector