Sofin-credit.ru

Деньги и работа
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Умение планировать работу

Развиваем навыки успешного планирования

Начнем с примера. Новый день руководитель компании встречает с надеждой успеть сделать все запланированное на сегодня, а если получится, то хорошо еще бы пару встреч в расписание втиснуть и позвонить важному партнеру, с которым давно собирался поговорить, да все никак не получалось. С таким оптимистичным настроем руководитель/топ-менеджер отправляется на работу. Он приходит в офис, погружается в дела и вскоре ловит себя на мысли, что сделать все задуманное сегодня будет весьма проблематично. Возникают срочные вопросы, требующие немедленных решений, и план меняется до неузнаваемости. Снежный ком дел превращается в лавину, времени катастрофически не хватает, и под конец рабочего дня руководитель, недовольный собой, переносит все, что не успел сделать сегодня, на завтра.

Бытует мнение, что если план не выполняется на сто процентов, то мы работаем неэффективно. Это один из весьма распространенных мифов о планировании, и, конечно же, он, как и все мифы, не претендует на достоверность. Прежде всего, нужно понять, что план — это не догма, а постоянно изменяющийся управленческий инструмент. Согласитесь, при резкой смене погоды, мы тоже порой испытываем отрицательные эмоции: то слишком жарко, то осень с дождями и ветром пришла не вовремя, то снег растаял раньше, чем нужно… Но погода все равно будет меняться — независимо от нашего настроения. И надо воспринимать это как данность. Так и с планированием. Чем спокойнее мы будем реагировать на необходимость постоянной корректировки планов и скорее признаем аксиомой то, что план в процессе исполнения меняется всегда, тем успешнее сможем его реализовать.

Классифицируйте все дела, которыми занимаетесь

Есть много способов эффективного планирования, о них написаны книги, статьи, по ним разработаны специализированные тренинги и семинары. Всему этому можно и нужно учиться. Известны также разные типы планирования, среди которых наиболее распространенные — стратегическое, тактическое и оперативное или текущее. Мы остановимся только на нескольких моментах оперативного планирования, заслуживающих отдельного внимания. Потому что именно ежедневные нагрузки и перегрузки в расписании руководителя вызывают наибольшее напряжение. Как этого избежать? Рассмотрим несколько классификаций, которые помогут руководителю более осознанно и четко осуществлять ежедневное планирование.

Один из способов планирования — по времени рабочего дня:

  • утро (что нужно сделать в самом начале рабочего дня);
  • день (задачи на первую и особенно вторую половину дня);
  • вечер (вопросы, которые можно решить под конец или даже по окончании рабочего дня).

То есть все предстоящие на завтра дела группируются в три блока в зависимости от вашего личностного типа («жаворонок» вы или «сова»). Задачи, требующие значительных усилий, лучше решать тогда, когда ваша работоспособность самая высокая.

Следующий способ — по видам деятельности:

  • письма;
  • работа с документами;
  • совещательная деятельность внутри компании (рабочие встречи, собрания и др.);
  • совещательная деятельность вне компании (встречи и переговоры с партнерами, поставщиками, клиентами и др.).

Воспользовавшись такой классификацией при определении объема работы на следующий день, вы сможете, во-первых, оценить, дел какого типа получилось больше всего, и во-вторых — скорректировать их таким образом, чтобы устранить однообразие. В идеале, руководителю нужно выделить определенные часы на работу с письмами и другими документами и отметить их в рабочем расписании.

Можно также сортировать ежедневные дела по областям менеджмента:

  • финансы;
  • сбыт;
  • производство;
  • маркетинг;
  • управление персоналом и т.д.

Перечень составляется в соответствии с видом бизнеса компании. Он (перечень) должен быть достаточно полным, чтобы ничего не забыть и все учесть. Что даст такое планирование? Во-первых, все предстоящие дела (проведение встреч и участие в них, составление и анализ документов) можно четко соотнести с областью управления и конкретными людьми, которые этими делами занимаются и отвечают за их выполнение. А это, в свою очередь, позволяет ставить задачи своим подчиненным — (скажем, подготовить необходимую информацию для встречи). Во-вторых, по истечении месяца можно будет, например, проанализировать, какой области уделяется достаточно внимания, а какой — меньше, и узнать причины. И, наконец, такой анализ позволит в будущем более равномерно и целенаправленно планировать свою работу.

С учетом того, что любой процесс проходит определенные стадии, можно выделить еще один вид классификации ежедневных дел — по стадиям процесса:

  • инициирование (все дела, которые нужно начать, то есть инициировать);
  • планирование (мероприятия, находящиеся в стадии разработки и требующие составления планов);
  • исполнение (дела, которые реализуются сейчас);
  • анализ (работа с документами, отчетами, а также решение других задач мыслительного характера);
  • контроль (мероприятия, цель которых — проверка работы тех или иных подразделений и сотрудников, наблюдение за выполнением проектов и др.);
  • завершение (дела, которые нужно закончить).

Теперь надо выбрать две классификации, наиболее для вас удобные и понятные, которые смогут стать для вас наиболее эффективными инструментами планирования рабочего дня.

Для примера рассмотрим сортирование дел по областям менеджмента и по стадиям процесса.

Составляем таблицу (см. ниже). В первую колонку вписываем стадии процесса, в первую строку — области менеджмента. В ячейках на пересечении располагаем предстоящие дела. Удобно также применять различные маркеры, отмечая мероприятия определенными буквами и цветами. Можно обозначать буквами желательное время дня: У — утро, Д — день, В – вечер. Можно разным цветом выделить приоритетность (красный — очень важно, желтый — важно, зеленый — менее важно).

Таблица 1. Пример матрицы планирования по областям менеджмента и стадиям процесса (с маркерами).

Области менеджмента/
Стадии процесса

Управление финансами

Управление производством

Управление сбытом

Управление маркетингом

Управление персоналом

Инициирование

Приступить к внедрению программы по разработке новых рецептур (совещание с главным технологом и начальником производства) — У

Планирование

Спланировать акцию (письмо с формулировкой задачи маркетологу) — У

Исполнение

Утвердить систему мотивации (работа с документами) — Д

Анализ

Отчет за 2 квартала кв. (работа с документами) — Д

Анализ результатов участия в выставке (совещание) — У

Контроль

Отчет за 2 квартала кв. (работа с документами) — Д

Завершение

Подготовить речь по итогам конкурса идей (выступление) — В

Важно заполнять такую матрицу постепенно в течение дня, по мере возникновения задач. В готовом виде матрицу дел можно передать своему помощнику для внесения корректировок в расписание на следующий день или делать это самостоятельно. Таким образом, вместо хаотичного списка дел у вас получится структурированная таблица, удобная и наглядная. Останется только соотнести их с определенными днями и часами.

Возможно, вы выберете для себя два других вида классификации, более подходящих именно вам. В любом случае, планирование сразу в двух плоскостях дает гораздо больший эффект, чем составление обычного длинного списка дел, которые с трудом можно втиснуть в рабочие часы.

Совершенствуйте и развивайте навыки планирования

Не секрет, что для успешного планирования требуются определенные навыки. Это сосредоточение на главном, выстраивание логических цепочек, расстановка приоритетов гибкость мышления, работа с большим объемом информации, системное видение целостной картины и т.д. Если в течение дня в расписании происходят изменения, пригодится умение быстро и легко переключаться с одной темы на другую, подчас никак не связанную с предыдущей. В малых и средних компаниях можно наблюдать такую картину. Руководитель работает с документами, сосредоточив все свое внимание на отчете, содержащем важные финансовые показатели за определенный период. И вдруг в кабинет заходит, например, начальник отдела и, как в известной отечественной комедии, воздев руки к небу, взывает: «Шеф! Все пропало!». После чего, с трудом сдерживая волнение, говорит о том, что работа на грани провала, что изменить что-либо практически невозможно и что вся надежда на руководителя. Приходится за несколько секунд переключиться с отчета на отдел, проанализировать ситуацию и быстро принять эффективное управленческое решение.

Можно ли развивать в себе навыки текущего планирования, которые помогут справляться с непредвиденными изменениями планов? Приведем ряд простых упражнений, цель которых — научиться эффективно планировать и ориентироваться в процессе выполнения намеченных на день дел. Каждое из них занимает по времени несколько минут (можно выполнять их, например, в перерывах между сложными заданиями), и при более-менее регулярной тренировке вы сможете значительно повыситьсвою эффективность в сфере планирования задач.

Упражнение «Мишень». Это упражнение развивает способность концентрировать внимание на одном важном деле. На листе бумаги нарисуйте большую мишень — как в тире. Расположите дела предстоящего дня в произвольном порядке в кругах мишени, оставив точку в центре свободной. Более отдаленные по времени дела можно расположить на листе вне области мишени. Чем больше разных дел и мероприятий вы вспомните, тем лучше. Теперь смотрите в центр мишени и сосредоточьте внимание на каком-то одном деле. Удерживайте внимание на нем одну минуту. Затем переведите взгляд на другие записи, имеющиеся на листе, как будто вы наблюдаете со стороны, дав себе тем самым небольшой отдых. Снова смотрите в центр мишени, сконцентрировавшись на каком-то другом деле, тоже одну минуту. Таким образом, чередуя концентрацию внимания на одном с просмотром многих других дел, можно хорошо натренироваться в умении выделять главное и отбрасывать второстепенное, что позволит при планировании быстрее определять первостепенные и наиболее важные задачи.

Упражнение «Переключение телевизора». Эту простую и хорошо всем знакомую процедуру в психологическом контексте называют «синдромом кнопки». Мысленно представьте себе, что у вас в руках пульт от телевизора. Попробуйте «переключать» мысли с одной темы на другую — при каждом нажатии на кнопку воображаемого пульта. Выбирайте тот темп переключения, который вам удобен. Вначале можно это делать медленно, потом постепенно ускорять. Как вариант — можно чередовать длительность обдумывания дел. Главное — чтобы «кнопка на пульте» означала для Вас сигнал к переключению с темы на тему. Таким образом вы научитесь быстро переводить внимание с одного вопроса на другой, не застревая в одной теме надолго.

Упражнение «Свяжи слова». Творческие задания требуют от исполнителя гибкости мышления. Привычка мыслить стандартно — не лучший помощник для выработки оптимального решения и едва ли поможет добиться желаемых результатов. Креатив и спонтанность — столь же значимые составляющие эффективного мыслительного процесса, как логичность, и системность. Развивать такие навыки можно с помощью игры. Задание следующее: в паре слов, совершенно не связанных между собой, нужно найти нечто общее. Вначале можно составить список из пар слов (5–6 пар), затем, поочередно в каждой стараться находить общее. Например, «крокодил» и «линейка». Что между ними общего? Как вариант, — то, что они оба могут быть зеленого цвета. Такая тренировка развивает гибкость мышления и помогает успешно находить оптимальные варианты решения задач за минимальное время.

Упражнение «Дерево». Часто для того, чтобы правильно расставить приоритеты, нужно спланировать все дела по принципу важности или фундаментальности: основательные, на базе которых выполняются все остальные, и небольшие, но тоже необходимые. Нарисуйте на листе бумаги дерево — от корней до листьев. И распределите задачи следующим образом: корни — базовые, основные приоритетные дела; ствол — стратегические направления развития; ветви — мероприятия по областям менеджмента или отдельным направления бизнеса; листья — конкретные задачи.

Получив наглядное изображение информации, приступайте к дальнейшей работе — вносите уточнения, отбирайте персонал для работы по отдельным направлениям, для выполнения конкретных заданий и т.д.

Планируйте ежедневно, постоянно, развивайте свои навыки, совершенствуйте умения, изобретайте новые методы и способы. Пусть процесс планирования станет для вас позитивным и креативным занятием. Успехов вам в планировании и в бизнесе!

Планирование деятельности — навык вашей эффективности

«Хороший план сегодня лучше очень хорошего плана завтра»
Платон

Время лишь совершенствует нас..

Правильно спланированная работа или другой вид деятельности являются залогом успешного выполнения поставленной задачи и представляют собой инструмент самоорганизации. Для того чтобы вы могли научиться самостоятельно планировать свое время и деятельность, мы приводим несколько конкретных шагов, которые помогут вам. Однако, прежде, необходимо разобраться с терминологией и понять, почему так важно правильно планировать свое время и работу. Наверняка, вы знаете, что успешные люди прекрасно владеют инструментом планирования.

Планирование деятельности является одним из секретов успешного человека.

Ниже приведены причины, объясняющие, почему планирование – это важный инструмент в вопросе самоорганизации и самосовершенствования.

Планирование деятельности – это карта вашего дня.
Если вы научитесь планировать свое время и дела с вечера, с наступлением нового дня вы выиграете, как минимум, час времени активной деятельности. С вечера вы способны запланировать не только время пробуждения и подъема, но и составить план работы на каждый час следующего дня. Обычно человек, не составивший план действий на день, от одной до пяти минут тратит на то, чтобы определить поле деятельности. Но за этот период невозможно верно определить приоритетные задачи и второстепенные, невозможно учесть все то, что нуждается в вашем внимании. Решив составить эффективный план действий, человек, не привыкший к этому, потратит не менее часа рабочего времени. Понимая, что время будет потрачено, человек, как правило, решает не составлять никакого плана, а действовать по наитию: «что помню, то и делаю». Но такой подход начисто лишен эффективности. Приступив к одному заданию, человек вдруг вспоминает о другой, еще более важной задаче, переключает на нее свое внимание. В процессе он отвлекается, так как мысли переключаются с одного на другое. В итоге, не выполнена ни одна, ни вторая задача. Чаще всего человек торопится выполнить срочные дела. Но срочное не значит действительно важное и значимое для самого человека. Вряд ли срочное дело окажет положительное влияние на последующую жизнь человека.

Одна минута времени, потраченная на планирование своей деятельности, экономит десять минут, потраченных на выполнение поставленной задачи. Таким образом, научившись планировать свою деятельность, вы сможете получать 200 процентов отдачи от вложенной энергии.

Тому, кто привык планировать работу на завтра, не требуется более двенадцати минут, для того чтобы расписать все необходимые дела, распределив их в приоритетном порядке. Потраченные накануне двенадцать минут дадут вам возможность сэкономить два часа производительности, что, безусловно, качественно повышает уровень продуктивности вашей работы. Если умножить это время на количество дней в календарном месяце, то получится, что в месяц вы способны экономить до пяти рабочих дней. Здорово, не правда ли!

Планирование деятельности учит правильно определять приоритеты.
Умение верно определять приоритетные направления деятельности помогает обозначать наиболее важные, перспективные и значимые места. Часто происходит так, что человек тратит время на то, что ему по душе, на то, что доставляет ему удовольствие. Однако приоритетное место должно быть отведено тому, что необходимо выполнить. Нежелание концентрироваться и отдавать предпочтение главному приводит к тому, что человеку так и не удается достичь поставленной цели.

Планирование деятельности программирует ум человека.
Вы, наверняка, не раз сталкивались с такой ситуацией, когда в зависимости от того, насколько четко сформулировано ваше желание, оно с большей или меньшей легкостью воплощается в жизнь. Планирование – это уникальный процесс, который помогает человеку осознать, к чему в действительности он стремится и, в итоге, воплощающий эти стремления в жизнь.

Иногда человек, лишь думает, что ему необходимо выполнить какое-то дело. Но в действительности, он легко может обойтись без этого. Такие дела, обладающие надуманной важностью, имеют низкий приоритет и со временем, совсем исчезают из списка обязательных для выполнения.

Разберем конкретные методы планирования.

Каждый вечер выделяйте время для того, чтобы составить план, в котором будут по степени важности перечислены все дела, которые вам необходимо выполнить. С наступлением нового дня приступайте к выполнению дела, записанного под пунктом 1. Не переходите к последующему заданию, пока не завершите первое. Соблюдайте очередность выполнения всех записанных вами дел. Не переходите к последующему, не завершив предыдущее. Остановиться и недоделать вы можете лишь в том случае, если вмешиваются обстоятельства, изменить которые вы не в силах. Но и в этом случае приложите все усилия, для того, чтобы как в можно более короткие сроки завершить начатое. Справившись с одной задачей, приступайте к решению следующей.

Методы и способы планирования.

  1. Планирование для начинающих
    Для того чтобы научиться планировать свою работу, на начальном этапе вам понадобится лишь ручка и лист бумаги. Запишите все дела и планы, которые вам необходимо будет выполнить завтра. Дела должны быть распределены по степени важности их выполнения. По мере выполнения каждого пункта, вычеркивайте его из списка. В этом методе нет ничего сложного, но попробовав выполнять свои действия в соответствии с планом, вы удивитесь тому, насколько данный способ эффективен. Данный метод позволяет планировать развитие событий на один предстоящий день. Со временем вы осознаете, что вы можете планировать свою жизнь на гораздо более длительный срок.
  2. Улучшение условий планирования
    Для того чтобы улучшить условия, в которых вы планируете предстоящие дела, вам нужно будет приобрести: ежедневник, дневник и календарь планирования. Разберем более подробно.

Ежедневник – специальный блокнот, в котором записаны ваши встречи и необходимые дела на каждый предстоящий день. Вы можете использовать ежедневник также и для того, чтобы фиксировать в нем наиболее важные пункты предстоящего дня, недели или месяца. Ежедневник дает возможность записывать важные мысли, приходящие в голову. Следует относиться к ежедневнику как к месту, в котором сосредоточена наиболее важная и значимая информация, касающаяся событий предстоящего дня. Каждый вечер необходимо выделять время для того, чтобы записать предстоящие события и дела, которые вы будете выполнять на следующий день. Здесь действует одно правило: «Не приступайте к новому дню, не завершив его планирование». Благодаря этому правилу вы со временем поймете, что в ваших силах планировать не только события предстоящего дня, но и следить за своим здоровьем, улучшать свое благополучие, повышать качество жизни. Когда вы не планируете предстоящий день, наименьшей потерей станет один час потерянного времени, наибольшей – весь день. Не определив приоритеты, человек приступает к выполнению второстепенных дел. В итоге, он приходит к концу дня с мыслью о том, что весь день потрачен неизвестно на что, а результата нет.

Выводы, связанные с необходимостью использования ежедневника:

  1. Внесите упорядоченность в свою жизнь. Составьте подробный план предстоящих дел и событий, которые нужно выполнить на следующий день.
  2. Проанализируйте записанное. Распределите дела по степени важности. До того, как вы приступите к выполнению дел, должны быть расставлены четкие приоритеты.
  3. Приучайте себя тратить силы только на выполнение важных и значимых дел, которые приведут вас к желаемому результату. Сумев выработать привычку составлять план предстоящего дня, вы сможете на порядок повысить производительность труда.

Дневник – письменный (электронный) носитель, содержащий в себе те мудрые и значимые мысли, которые вы когда-либо встречали в своей жизни. Мудрая идея может исходить практически от любого человека. Бесценная мысль может прийти к вам в любой момент. Для того чтобы не потерять и не забыть ее, нужен дневник. Не давайте шанса хорошей идее ускользнуть от вас. Великая мысль способна в корне изменить жизнь человека. Дневник – это такая вещь, которая всегда должна находиться рядом с человеком.

Календарь планирования. Использование календаря планирования (планера) позволяет составлять планы на срок, более длительный, чем один день. Когда вы понимаете, что планирование на один день эффективно, это значит, что вы можете планировать дела на более длительный срок – неделю. Действует аналогичное правило: «Не приступайте к делам предстоящей недели, пока не завершите ее планирование».

Освоив планирование недели, переходите к следующему этапу – начинайте планировать свои действия на месяц вперед. И здесь также действует правило: «Не приступайте к делам предстоящего месяца, пока вы не запланировали его».

После этого вы сможете формировать цели предстоящего дня в соответствии с теми, что вы поставили на более длительный срок: три месяца, полгода и год. Возможно, вы думаете сейчас о том, что планирование деятельности отнимает время, вызывает некоторое напряжение. Но, научившись планировать свою жизнь, вы сможете достичь гораздо более серьезного и весомого результата, чем, если вы не освоите эту науку. Каждое совершаемое вами действие будет более осмысленным и эффективным по сравнению с незапланированной работой. Да, вы должны подойти к планированию с чувством ответственности и дисциплинированности. Но, научившись планировать, вы станете хозяином времени. Само по себе планирование помогает более ясно и четко формулировать предстоящие дела, что помогает более быстро реализовать поставленную цель. Умение постоянно планировать свое время дает возможность определять тот вид деятельности, который обладает более значимыми приоритетами. Это также ведет к повышению эффективности проделанной работы.

Программа тренинга «Компетенции руководителя: планирование и организация деятельности»

Цели тренинга:

«Прокачать» навыки планирования и организации деятельности руководителя.

Участники тренинга:

Топ-менеджеры компании, руководители.

Тайминг проведения тренинга:

8 часов (1 день) с 10:00 до 18:30.

Количество участников:

Форма проведения:

80% практики + 20% информации, групповая работа: мозговые штурмы, отработка навыков в парах, тройках, решение бизнес-кейсов, ролевые игры и развивающая обратная связь от бизнес-тренера.

Планируемый результат:

Cформированные и/или прокаченные навыки в сфере планирования и организации деятельности компании, трудового коллектива.

На выходе участник тренинга получит понятийный аппарат для эффективного планирования, освоит методы бюджетирования ресурсов для реализации проектов, осуществлять распределение задач по степени компетентности и мотивированности персонала.

Формируемые компетенции руководителя:

  • умение планировать свою работу в краткосрочной и долгосрочной перспективе;
  • умение ставить конкретные, измеримые, достижимые с определением сроков исполнения цели для себя и подчиненных;
  • навык составления оптимального рабочего плана с учетом приоритетов и ресурсов;
  • навык осуществления контроля исполнения задач и корректировки планов, нацеленность на достижение результатов и соблюдение сроков.

Содержание программы

Введение в тренинг. Цели и правила тренинга.
Разминка. Определение ожиданий и целей участников.

Проактивность руководителя в планировании. Хронометраж как основа

Введение понятии проактивности, активности и реактивности. Моно-, поли- и реактивные культуры. Основные роли менеджера: (1) роли, связанные с принятием управленческих решений (планирование), (2) информационные роли, (3) межличностные роли. Введение типологии сотрудников, у которых проблемы со временем через понятие о линии времени. Планирование как основная функция управления. Процесс планирования в организации: стратегия, бюджетирование и прогнозирование в компании. Хронометрирование временных затрат. Критерии управляемости временем. Оценка успешности распределения времени руководителем по результатам исследования McKinsey.

Практика

Тест на определения отношения ко времени. Определение ролей руководителя через распаковку опыта участников методом мозгового штурма «Формирование списка дел на день». NLP-упражнение «Тестирование линии времени». Упражнение на речевые маркеры проблемных сотрудников. Анализ рабочего дня по ключевым критериям.

Эволюция методов планирования. Прогнозирование. Баланс времени

Базовые понятия: дерево целей, управление по целям, каскадирование целей до уровня конечного исполнителя. Понятие бюджетирования ресурсов для достижения целей. Долгосрочное и среднесрочное планирование. Появление AGILE-планирования. Эволюция методов планирования в прогнозировании продаж. Планирование на месяц. Типология планов. Классификация решений, принимаемых при планировании. Ежемесячное и еженедельное планирование. Классика: еженедельная план-сетка для поддержания баланса жизненных сфер.

Практика

Решение бизнес-кейсов через построение дерева целей в группах. Упражнение на понимание методов прогнозирования. Решения бизнес-кейса по распределению задач отделу/ам с изменением условий в реальном времени. Мозговой штурм «Матрицы ответственности».

Методы ежедневного планирования и расстановка приоритетов

Формирование навыков достижения результатов у подчиненных через грамотное планирование. Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра. Методы ежедневного планирования: виды ведения списка дел, планирование в Outlook/Google-календаре и ежедневнике. Алгоритм планирования рабочего дня. Жесткие, гибкие, бюджетируемые задачи. Поддержание баланса линейного и хаотичного планирования. Фокус на проектирование личного стиля управления временем через технику «Помидоро» и рассмотрение разных по эффективности психотипов (экстраверсия/интроверсия, воля, усидчивость/подвижность и др.).

Практика

Упражнение на развитие эмпатии к природе сопротивления подчиненных — рисование.

Упражнение на расстановку приоритетов «Отличные выходные» — написание списка дел. Распределение по матрице Эйзенхауэра задач из списка дел, составленного в начале тренинга. Упражнение-провокация на анализ правильности заполнения — в парах. Планирование рабочего дня по алгоритму. Практическая наработка лайф-хаков для проектирования личного стиля в планировании и гибкости в нем.

Выведение метафорической конструкции «Часы/компас» на уровень осознанности.

Cовременные способы планирования в эпоху перемен

Введение в методологию Scrum. Новые требования к компетенциям руководителя в планировании. Организация деятельности через методологию гибкого планирования.

Практика

Упражнение «Определение целесообразности применения Scrum». Упражнение в группах методом мозгового штурма на тестирование технологии Scrum. Проработка стереотипов планирования через упражнение «Мифы и реальность». Шеринг «Инструменты планирования для поддержания баланса в жизни». Подведение итогов, предоставление участниками обратной связи по итогам тренинга.

Завершение тренинга

Итоги тренинга, ответы на вопросы группы, обратная связь тренера группе, резюме тренинга, рекомендации по специальной и профессиональной литературе.

Личный план или личные стратегии развития. На какой срок планировать?

Нужен ли людям формальный личный план или личная стратегия, по которым будет гораздо эффективнее реализовывать свои долгосрочные цели?

И если нужен, то на какой срок?

Именно этими вопросами я задался некоторое время назад, сделал опрос и получил интересные результаты.

Они превзошли мои ожидания: большинство голосует за чёткий и детальный план действий по достижению долгосрочных целей.

Вы тоже можете принять участие в опросе, а мы сравним отношение аудиторий к личному планированию.

Отвечайте на вопрос, а мы пока вернёмся к анализу нашего предыдущего опроса.

Нужны ли людям личные стратегии развития в виде плана?

Результаты ответов на этот вопрос вы видите на первой диаграмме:

Ответы на первый вопрос вы видите на диаграмме. Они показывают, что тема личного планирования для большинства людей достаточно актуальна. Многие ставят перед собой достаточно амбициозные цели, достижение которых с ходу достаточно проблематично.

Во многих случаях для достижения целей требуются так называемые «многоходовки», т.е. комбинации различных действий и достижение второстепенных и промежуточных целей, чтобы в итоге достичь главную. В этом случае без четкого плана не обойтись, что и показывают результаты нашего опроса.

Что именно мы видим?

  1. Подавляющее большинство за создание долгосрочного плана достижения своих целей без каких либо оговорок. Отлично!
  2. Согласны с необходимостью разработать личную стратегию с некоторыми оговорками еще некоторое количество людей.
  3. Долгосрочный план точно не нужен всего 9% (красный сектор на диаграмме).

Если вы относитесь к этим 9% и считаете, что достижение цели не требует никакого планирования, то, скорее всего, ваша цель относится к одному или нескольким следующим вариантам:

  • Цель слишком общая
  • Цель не конкретная
  • Цель не амбициозная
  • Цель краткосрочная и для её достижения требуется лишь ненадолго сфокусировать свои усилия

Если есть возражения, то их можно указать в комментариях к статье, а мы пока перейдём к анализу другой части опроса.

На какой срок разрабатывать свою личную стратегию?

Следующий вопрос поможет выяснить, на какой срок люди хотят разработать свой личный план? Вы можете ответить на этот вопрос прямо здесь.

А чуть ниже мы вернёмся к анализу уже проведённого опроса.

Результаты показаны на диаграмме справа:

Тут разнообразие ответов отражает разнообразие предложенных вариантов, но есть чёткие тенденции, которые состоят в следующем:

  • Большинство респондентов за то, чтобы разрабатывать свой план лишь на 1-2 года. Если вы только приступаете к разработке личной стратегии, то это, конечно, лучше, чем ничего. Ведь, несмотря на то, что планы большинству людей нужны, до практического планирования и создания подробных планов развития на календарный год доходят далеко не все.
  • Каждый четвёртый респондент хотел бы составить план на срок 5 и более лет. Было бы замечательно, если бы каждый четвёртый действительно разработал такой долгосрочный план. Но, к сожалению, далеко не всем это удаётся.

Почему, несмотря на то, что долгосрочный план нужен почти всем (более 90%), реально создают свои планы очень незначительное число людей? Этому есть много причин. Часть из них связана с мотивацией достижения целей. Бывают такие цели, которые не мотивирует вас даже на планирование её достижения. Значит это просто ерунда, а не цели и необходимо детально разобраться в ситуации и найти свои истинные цели. А с мотивацией к достижению ваших настоящих целей проблем быть не должно.

Часть причин того, что люди хотят, но не могут создать долгосрочный план развития, связана с тем, что далеко не все владеют знаниями и навыками правильного планирования. Чтобы создать грамотный план, требуются знания, как конкретно разрабатывать свой план, и, конечно же, время.

Большие компании даже привлекают консультантов и платят миллионы для того, чтобы им помогли создать грамотную и реализуемую стратегию с пошаговым планом её реализации. Для обычных людей, если не считать финансового и налогового планирования, таких услуг практически нет.

В школе нас учат считать и писать, но не учат планировать. В институтах в лучшем случае учат, как планировать деятельность организаций, и то довольно поверхностно. А ваши личные цели, дорогие граждане, как говорила моя учительница по литературе, это ваша личная проблема.

Уже 20 лет я занимаюсь различными видами планирования для организаций и бизнеса. Внедрение последних инноваций в стратегическом и операционном планировании в значительной степени определяет конкурентоспособность бизнеса, организаций и даже государств. Как вы думаете, относится ли этот факт к людям? Разумеется, да.

Именно поэтому я некоторое время назад создал методологию, которая использует самые передовые методы и инструменты бизнес планирования и адаптировал их для разработки полноценной личной стратегии. В ходе этой работы появилось пара совершенно новых концепций, с которыми я обязательно познакомлю всех интересующихся.

А мы пока вернёмся к анализу результатов опроса.

Правильно ли разрабатывать личный план на год?

Часть людей ответили, что им нужен план всего на 1-2 года. Оказывается, это проблема. Я и сам об этом не догадывался ранее, пока мне не попалась одна интересная научная работа.

Получается, что создавая личную стратегию на год, вы добавляете мало ценности для своих долгосрочных результатов. Проблемы планирования на год-два мы разберём в этой главе.

На рисунке вы можете видеть демонстрацию принципа развития масштаба мышления, представленного в исследовании “Human Capabilities” Эллиотом Джаквесом (Elliot Jaques).

Дело в том, что, как многие и догадывались, наши деловые способности зависят от масштаба нашего мышления. А деловые способности для большинства сфер жизни являются наиболее важными. Вполне объяснимо, когда человек не может раскрыть свой потенциал по каким-то независящим от него причинам.

Обычно считается, что деловые способности являются врождёнными свойствами и именно они помогают людям делать карьеры в организациях и бизнесе. Оказывается нет. Есть вещи, которые влияют на наши деловые способности и которыми человек может сознательно управлять.

Итак, от чего же зависят наши деловые способности? Согласно Эллиоту Джаквесу:

Способности = Масштаб мышления × Компетенции × Мотивация × Управление собой

Как развивать компетенции, мотивацию и способность управлять собой, в целом, понятно. Это делается через обучение, практику, опыт и саморазвитие. А как быть с масштабом мышления? Получается, что, при прочих равных, именно масштаб мышления определяет способность делать карьеру.

Дело в том, что человеку, выполняющую определенную роль (на должности), необходимо мышление, способное справиться с уровнем сложности этой должности. Для этого человеку нужна способность удерживать в сознании определенную временную перспективу для принятия решения.

Это называется временным горизонтом мышления (Time Horizon). Оказывается, масштаб вашего мышления напрямую связан с этим временным горизонтом:

Масштаб мышления = Временной горизонт × Уровень сложности мышления

Есть над чем подумать, не правда ли?

Графики на диаграмме выше показывают зависимость масштаба мышления от возраста человека и временного горизонта его мышления. Эту диаграмму мы чуть ниже разберём подробнее, но еще более подробная работа по этой теме вас ждёт в открытом (доступном без регистрации) уроке под названием Зависимость от траектории развития, страты, масштаб мышления и временной горизонт. Этот урок стоит пройти даже для общего развития без цели создания личного долгосрочного плана.

Временной горизонт и уровень сложности мышления в личном планировании

Временной горизонт мышления это не какое-то ясновидение, а способность оперировать конкретной временной перспективой при анализе и принятии решений. На практике это означает, что если вы способны составить план, который имеет горизонт планирования 5 лет, то и временной горизонт вашего мышления также составляет приблизительно 5 лет.

Что касается уровня сложности мышления, то измерить его не так уж и легко. Насколько я понимаю, косвенно уровень сложности мышления могут показать специальные тесты, например, комбинация тестов на ментальный, эмоциональный и социальный интеллект, которые мы в обязательном порядке проходим в курсе по разработке личной стратегии и учитываем результаты этого тестирования при планировании.

Но отдельных тестов по оценке именно уровня сложности мышления я не встречал. Единственное, в чём можно быть уверенным, это в том, что при составлении личного долгосрочного плана уровень сложности вашего мышления значительно возрастёт.

Почему? А вы попробуйте создать личную стратегию.

Вы поймете, что количество объектов планирования и тенденций их изменения, которыми вам придется оперировать при разработке личной стратегии, настолько велико, что это тренирует ваше мышление лучше любой головоломки.

Читать еще:  Работа для студентов без опыта работы
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
×
×