Sofin-credit.ru

Деньги и работа
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Снять подотчетные деньги

Какими способами можно выдать деньги под отчет

Способы выдачи

Подотчетные суммы можно выдать сотруднику двумя способами:

  • наличными деньгами из кассы;
  • при помощи банковской карты.

Выдача подотчетных сумм наличными

Если организация выдает сотруднику подотчетные суммы наличными, деньги для выдачи можно получить:

  • с текущего банковского счета;
  • за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле или при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк.

Это следует из положений пунктов 2 и 3 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

В бухучете в момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:

Дебет 71 Кредит 50

– выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику из кассы организации

Секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой поручено закупить для организации канцтовары (бумагу, ручки, степлеры и т. д.). На эти цели кассир на основании заявления Ивановой, подписанного генеральным директором, выдал сотруднице 4000 руб.

Выдачу денег под отчет бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет 71 Кредит 50
– 4000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой для покупки канцтоваров.

Использование корпоративной банковской карты

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя. Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты, а учет выданных карт вести в специальном журнале.

При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»

– выданы сотруднику деньги под отчет.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику с использованием корпоративной банковской карты

Менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.

16 марта Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.

Бухгалтер «Альфы» отразил выдачу денег Кондратьеву 16 марта такой проводкой:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Кондратьеву деньги под отчет для приобретения хозяйственных принадлежностей.

Перечисление денег на зарплатную карту

Ситуация: можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника?

Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

– оплаты командировочных расходов;

– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554. Хоть последнее письмо и адресовано бюджетным учреждениям, сделанные в нем выводы актуальны для коммерческих организаций.

Некоторые арбитражные суды также не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства. Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).

Стоит отметить, что в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Таким образом, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Соблюдение лимита расчетов

Ситуация: должны ли подотчетные лица соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), при оплате товаров (работ, услуг) посредством корпоративной банковской карты?

Ответ: нет, не должны.

Лимит расчетов, установленный указанием Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, распространяется только на наличные расчеты (п. 1 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Банковская карточка (в т. ч. и корпоративная) является электронным средством платежа и используется при осуществлении безналичных расчетов (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), не нужно.

Налоги и взносы

Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при упрощенке (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Не влияют они и на расчет ЕНВД, этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги – это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

НДФЛ с подотчетных сумм тоже не удерживайте. Деньги, выданные под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 22 декабря 2003 г. № 27-08/70659). Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием представления отчета об их использовании (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Перечисляем деньги под отчет на банковскую карту сотрудника

Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств.

Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника (например, кредитов), блокировкой карточки работника.

Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника.

В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды (приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы). Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ (распоряжение, решение), подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет нет.

При этом выдача (перечисление на банковскую карту) подотчетных сумм может осуществляться и при наличии задолженности у подотчетного лица.

Законодательством не установлен конкретный срок, в течение которого работник должен отчитаться о потраченных подотчетных суммах. Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, работник обязан предоставить в бухгалтерию отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Если такого приказа в компании нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (Письмо ФНС РФ от 24.01.2005 г. № 04-1-02/704).

Читать еще:  Экспертная денежная оценка это

Важно! Денежные средства, выдаваемые под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские карты сотрудников для осуществления операций, связанных:

  • с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
  • с командировочными расходами;
  • с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781).

Как правило, подотчетные деньги перечислить на банковскую карту, на которую компания перечисляет заработную плату работника.

Для перечисления подотчетных денег на банковскую карту работника, в компании издается приказ, образец которого приведен ниже:

ПРИКАЗ №2/1

о перечислении подотчетных сумм на банковскую карту работника

9 января 2019 г. г. Москва

В целях приобретения хозяйственных товаров

1. Перечислить на банковскую карту работника Цветочкина Т.Е. 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей для приобретения хозяйственных товаров по следующим реквизитам:

номер карты 845044442000008882, счет номер 40817425550000567044 в Банк ПАО ОТП, БИК банка 044573474.

2. Ответственным за исполнение приказа назначить начальника финансового отдела П.Г. Ромашкину.

Генеральный директор Д.И. Лютиков

Как отмечают финансисты, «…учитывая положения ст.8 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288)».

В Учетной политике можно сделать ссылку на утвержденное компанией Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Фрагмент Положения:

_____________ Д.И. Лютиков

«01» января 2019 г.

О порядке выдачи денежных средств под отчет, представлении, проверки и утверждения авансовых отчетов АО «Лютик»

Приложение №1 к приказу №48 от 01.01.2019 г.

ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицами

Настоящее Положение разработано в соответствии:

  • с Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 г. № 3210-У;
  • Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ;
  • Приказом Минфина России «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 г. №94н;
  • Трудовым кодексом РФ.

Целью Положения является обеспечение правильности учета и контроль при расчетах с подотчетными лицами АО «Лютик».

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.

Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании.

Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.

Физические лица, подписавшие с АО «Лютик» договор гражданско-правого характера на выполнение работ или оказание услуг в период действия этого договора, также имеют право получать денежные средства под отчет из кассы АО «Лютик».

Основание для выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства под отчет перечисляются на основании приказа АО «Лютик», подписанного руководителем. Ответственным за подготовку приказа является административно-хозяйственный отдел.

Приказ должен содержать следующие сведения:

  • дата;
  • фамилия имя отчество (ФИО) подотчетного лица;
  • сумма аванса;
  • срок, на который перечисляется аванс;
  • подпись руководителя или уполномоченного лица по доверенности.

Способы выдачи подотчетных сумм

Подотчет выдается работнику безналичным перечислением с расчетного счета АО «Лютик» на зарплатную карту сотрудника (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781).

Проблемы с блокировкой банковской карты

В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.

Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.

Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.

По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 Закона от 07.08.2011 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).

Важно! При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов.

В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).

Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.

Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.

В ответ на запрос Банка клиентом предоставлены следующие документы: приказ о приеме на работу на должность главного бухгалтера, трудовой договор, квитанции к приходным кассовым ордерам с назначением «возврат от подотчетного лица». Иные документы, подтверждающие оприходование денежных средств в кассу организации, не были представлены. Пояснения о причинах многократного возврата в кассу предприятия полученных в под отчет денежных средств клиентом представлены не были.

Из анализа представленных документов Банком был сделан вывод, что операции клиента не имели явного экономического смысла. Представленная информация и документы не позволили исключить подозрения в сомнительном характере проведенных клиентом операций. С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.

Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.

Судом действия ПАО «Сбербанк» признаны законными (Решение Буденновского городского суда (Ставропольский край) от 07.06.2018 г. №2-563/2018).

Но если представить своевременно в банк все документы и пояснить суть операций, то оснований для блокировки карты не будет. Как отмечено в Определении Московского городского суда от 07.09.2016 г. № 4г-10455/2016 «…физическое лицо не занимается предпринимательской деятельностью и перечисление денежных средств на его личную карту не может считаться предпринимательской деятельностью, равно как и доводы об отсутствии запрета на перечисление организацией подотчетных сумм на личные карты сотрудников, поскольку они основаны на неверном толковании норм материального права и не подтверждены доказательствами».

Что нужно написать в платежном поручении на перечисление подотчетных денег?

Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком, при перечислении подотчетных сумм на карточку работника в платежном поручении необходимо в поле 24 «Назначение платежа» указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».

Такая формулировка позволить исключить налоговые риски, ведь при налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные, на банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, могут быть начислены НДФЛ и страховые взносы.

Как снять деньги с расчетного счета ООО

Финансово-хозяйственная деятельность организации предусматривает получение доходов. Основные поступления совершаются через банк. Но иногда требуются и наличные. Как получить поступившую на счет ООО выручку? Что для этого требуется и существуют ли ограничения?

Денежные средства ООО, порядок их учета

Коммерческие организации, в отличие от индивидуальных предпринимателей, обладают статусом юридических лиц. Имеющиеся в фирме деньги не принадлежат владельцам компаний лично, тогда как ИП могут распоряжаться своими финансами по собственному усмотрению.

Денежные средства организации

Действующая кассовая дисциплина предполагает наличие допустимого лимита на кассовый остаток денег. Суммы сверх действующего значения необходимо сдать в банк.

Основные правила при работе с наличными:

  1. Большинство расчетов между организациями ведутся по безналу. Имеются ограничения по оплате наличными в рамках одного договора. Максимальная сумма по наличным расчетам составляет 100 000 рублей. Расчеты с физическими лицами не лимитируются. Предприниматели же могут расплачиваться любыми удобными им способами.
  2. Действующая кассовая дисциплина обязывает устанавливать допустимые лимиты на остаток денег в кассе. Суммы сверх установленного порога должны быть сданы в банк. Правило не распространяется на ИП и малые предприятия. Но если ООО приняла решение об установлении лимита, но выходить за пределы допустимого не стоит.
  3. Поступившие наличные средства могут быть израсходованы на определенные цели, среди которых могут быть выдача заработной платы или подотчетных сумм, хозяйственные нужды.

В отличие юридических лиц, предпринимателям принадлежат все средства, поступающие на их расчетные банковские счета. Поэтому ИП могут не отчитываться о целях снятия денег. Упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины не обязывает предпринимателей соблюдать ограничения при расчетах наличными. Не требуется устанавливать лимиты и обосновывать снятие выручки.

Наличные в организации

Все полученные средства – это собственность юридического лица. Это относится как к наличности, так и к банковским счетам. Использование денег должно быть обоснованным. Поэтому снятие наличности необходимо аргументировать.

Трата денежных средств, полученных со счета, должна быть обоснована. При нарушении этого правила могут быть начислены штрафы. Проверка кассовой дисциплины проводится по решению ИФНС, период контроля ограничен 2 месяцами. Вид ответственности в случае обнаружения нарушений у общества – административный. Но в случае, если ошибка фактически была совершена более чем за 2 месяца до проверки, штрафов не будет. Но останется повод для более пристального внимания в отношении налогоплательщика.

Читать еще:  Как правильно оформить подотчетные деньги

Наличность в кассе

Основания для выдачи денег со счета

Несмотря на повсеместность безналичных расчетов, в некоторых случаях организациям не обойтись без наличия денег в кассе для покрытия текущих расходов. Источником пополнения могут быть полученная от покупателей выручка и поступление средств с банка.

Так как по действующим правилам снятие наличных со счета должно быть обоснованным, какие причины могут быть задействованы? Среди основных выделяют:

  1. Хозяйственные расходы. Поступившие на эти цели деньги должны использоваться на небольшие текущие потребности предприятия. К ним относятся расходы на покупку канцтоваров, материалов за наличный расчет, представительские.
  2. Выплата заработной платы. Потребность возникает, если расчеты с работниками производятся в кассе организации, включая отпускные, авансовые суммы, больничные.
  3. Для выдачи займа физ. лицу. Если с сотрудником заключен договор займа, то не стоит выдавать ему имеющиеся в кассе деньги. Требуется, чтобы средства были сняты с банковского счета на соответствующих основаниях.
  4. Выплата дивидендов. Необходимость появляется при расчетах с учредителями. Следует помнить, что с начисленных дивидендов, как и с зарплаты работников, должен удержаться НДФЛ.

Наличность на расходы

Для нужд ООО каждый вывод денег с расчетного счета должен быть обоснован. При необходимости снятия крупных сумм могут потребоваться документы для подтверждения действий. Поэтому необходимо иметь в наличии соответствующие бумаги (договоры, счета).

Выплата заработной платы

При получении денег на зарплату сотрудникам или выплату дивидендов необходимо эти операции оформить должным образом. При этом стоит помнить, что оба указанных действия предполагают уплату налога, то есть облагаются НДФЛ. Кроме того, на сумму заработка работников необходимо начислить страховые взносы. Поэтому если учредитель хочет снять средства со счета под предлогом выдачи себе заработной платы, стоит понимать, что этот вариант обойдется не дешево.

Получение средств на хозрасходы

Деньги, полученные на хозяйственные нужды, могут быть выданы в подотчет. Для этого потребуется подготовить документы по действующим правилам: расходный кассовый ордер и распоряжение руководителя.

Стоит учесть, что с подобными операциями стоит проявлять осторожность. Основные правила порядка ведения кассовых операций гласят, что по умолчанию устанавливается 3-дневный срок для отчета о полученных средствах.

Однако в локальных документах организации может быть зафиксирован иной срок для отчета по полученным суммам. Организация вправе самостоятельно определять:

  • величину подотчетных сумм;
  • сотрудников, которые уполномочены получать подотчетные суммы;
  • длительность срока, на который выдаются средства, при этом за каждым работником могут быть закреплены разные сроки;
  • порядок предоставления авансовых отчетов.

Последние требования законодательства позволяют получать подотчетные суммы даже тем лицам, которые не отчитались за прошлые операции. Кроме того, допускается устанавливать максимальные сроки по своему усмотрению. Однако злоупотреблять таким положением не стоит, так как налоговая может попытаться начислить на полученные суммы НДФЛ в размере 13%. Доказывать обратное придется уже в суде.

Выдача подотчетных сумм

Выдача займа

Операции по займам могут осуществлять между собой как юридические лица, так и физические. Допускается оформлять договоры между организациями и сотрудниками о выдаче денежных средств на определенный срок. Участниками таких отношений также могут выступать учредитель и сама организация.

Займы могут быть процентные и беспроцентные. В первом случае, помимо оплаты основного долга, заемщику необходимо еще и выплачивать проценты в соответствии с условиями договора.

Если займ носит беспроцентный характер, то это положение следует закрепить документально. Отсутствие информации о процентах является основанием для определения стоимости займа в соответствии с действующей ключевой ставкой. Кроме того, беспроцентный займ, выданный физическому лицу, является поводом для начисления НДФЛ по полученной материальной выгоде. Налог рассчитывается исходя из 2/3 ключевой ставки от выданной суммы за каждый день.

Процедура получения средств в организации

Снятие наличных денег с расчетного счета ООО – распространенная банковская операция. Осуществляется 2 способами: при помощи чековой книжки и переводом на карту подотчетного лица. Стоит отметить, что первый вариант обойдется организации дороже. Получение денег по чеку – услуга платная, комиссия со снятия наличных с расчетного счета может составлять от 0,1% до нескольких процентов от задействованной суммы.

Как снять деньги со счета по чеку

При необходимости наличных организации придет на помощь чековая книжка. Документ выдается банком по установленному образцу. Каждый чек при заполнении должен отражать информацию:

  • реквизиты организации, в том числе номер расчетного счета;
  • дату и место заполнения документа;
  • Ф.И.О. уполномоченного лица на получение денежных средств;
  • сумма к получению;
  • основания для снятия денег;
  • реквизиты документа, подтверждающего личность заявителя;
  • подписи директора и заявителя.

Снятие денег по чеку

Банк выдает деньги после проверки информации. Если речь идет о существенных средствах, то нужную сумму стоит заказать заранее. К тому же, в результате предварительной заявки стоимость услуги будет дешевле.

Перевод денег со счета на карту

Как еще снять с расчетного банковского счета деньги ООО? При переводе средств с банка законодательство допускает использование дебетовых карт получателей. Так могут выдаваться подотчетные суммы непосредственно на руки работнику. В списках расходов, которые могут быть оплачены через карту представителя организации, значатся следующие операции:

  • оплата текущих хозяйственных расходов;
  • получение командировочных сумм;
  • иные затраты, не противоречащие действующему законодательству РФ.

Получение денежных средств на карту сотрудника контролирующие органы могут воспринять как зачисление заработной платы с последующим начислением налогов и страховых взносов. Для того, чтобы этого не произошло, рекомендуется прописать положение о получении подотчетных средств работниками не только наличными, но и на карту. Возврат неизрасходованных сумм также может осуществляться безналичным путем при перечислении денег на расчетный счет организации, или при внесении остатка средств в кассу.

Организации рекомендуется издать приказ о лицах, уполномоченных получать подотчетные суммы, в том числе в качестве перевода средств на карту.

Перевод денег со счета на карту

Срок отчета подотчетными лицами по средствам, переведенным на карту, законодательно не утвержден. Этот период организация вправе определить самостоятельно, что потребуется прописать в локальных нормативных актах. При составлении авансового отчета могут быть использованы любые чеки, в том числе полученные при оплате безналом.

Как снять наличность с арестованного счета

Иногда организации сталкиваются с такими неприятностями, как блокировка счета в банка. Это означает, что совершение каких-либо операций с денежными средствами в банке, в том числе и снятие наличных, становится невозможным.

Каковы причины замораживания счета? Обычно подобное решение принимает ИНФС в случае нарушения налогоплательщиком действующего законодательства, в частности:

  • неуплата начисленных налогов, взносов, пеней и штрафов;
  • непредоставление в установленные сроки налоговой декларации, а также расчетов по форме 6-НДФЛ;
  • отсутствие подтверждения о получении документов ФНС электронно.

Арест счета означает невозможность совершать ряд платежей, в том числе по расчетам с контрагентами. Не получится и снять наличные со счета. Для устранения препятствия необходимо отменить решение об аресте. С этой целью потребуется устранить саму причину: уплатить недоимку, сдать декларацию.

Арест расчетного счета

На восстановление работы счета может потребоваться некоторое время, что приведет к задержкам по расчетам и невозможности получить необходимые наличные средства. Поэтому лучшим решением будет как можно быстрее выполнить требования контролирующих органов.

Заключение

Снять деньги с расчетного счета организации не так уж и сложно. Важно помнить, что эта процедура должна быть финансово обоснована. Налогоплательщик, в том числе и учредитель фирмы, не может потратить средства организации по своему усмотрению. Для получения наличных должны быть указаны причины. При обнаружении нарушений контролирующие органы вправе наложить штраф на организацию.

Директор-участник не отчитывается о подотчетных средствах

Деньги фирмы и деньги участников — не одно и то же

Нередко единственный участник работает директором либо несколько участников занимают руководящие посты в организации. Они получают деньги под отчет либо (что чаще встречается) снимают деньги с корпоративной карты. Однако редко отчитываются об израсходованных суммах. Более того, часто изначально ясно, что полученные деньги компании будут пущены ими на личные нужды. А бухгалтеру предлагается самому разобраться, что делать с подобным длительным и крупным подотчетом.

Понятно, что эта ситуация ненормальная и лучше ее избегать. Постарайтесь убедить руководителей и/или участников не расходовать деньги компании на личные цели, а также отчитываться о них в разумный срок. Объясните, что возможны:

• доначисления по налогам и страховым взносам, начисление пеней и штрафов;

• блокировка банковского счета из-за подозрительного снятия наличных;

• внесение организации в черный список банков, что может повлечь отказ в обслуживании и в иных банках.

Налоговые последствия длительного подотчета

По общему правилу работник, даже если он одновременно является участником компании, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет (форма № АО-1) в течение 3 рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы деньг и подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У .

Нормативные акты не регулируют сроки выдачи денег под отчет, если это не связано с командировками. Так что организация сама может установить срок, на который работнику выдаются деньги на хозяйственные нужды.

За деньги, полученные на командировочные нужды, работник должен отчитаться в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировк и п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 .

Чтобы у проверяющих не возникло сомнений в том, что деньги взяты под отчет, а не присвоены работником, рекомендуем установить в организации правила с ясными сроками представления отчета об израсходованных суммах. Причем к таким отчетам должны прилагаться подтверждающие первичные документы.

Срок для отчета может быть прописан в заявлении лица, которое просит выдать ему деньги под отчет. Руководитель может подтвердить указанный срок, продлить либо сократить его.

Если же руководитель сам берет деньги под отчет из кассы, он может выдать бухгалтерии распоряжение на выдачу денег. В нем также должен быть прописан срок, на который директор берет деньги под отчет.

Читать еще:  Можно ли компенсировать отпуск деньгами 2020

О том, когда начислять НДФЛ и взносы с вовремя не возвращенного подотчета, мы рассказывали:

Альтернативный вариант — установить в локальном нормативном акте организации предельный срок, на который выдаются деньги под отчет. К примеру, не позднее 1 месяца после получения работником наличных из кассы, безналичных денег на банковскую карту или снятия им денег с корпоративной карты. В таком случае дублировать этот срок в заявлениях работников и распоряжениях руководителя не требуется.

Если же деньги выдаются руководителям-участникам без каких-либо ограничительных сроков и контроль за средствами практически не ведется, инспекторы при налоговой проверке наверняка сочтут, что деньги просто присвоены руководством. И подотчет лишь прикрывает выплату реальных доходов, тем самым выступая способом ухода от уплаты зарплатных налогов.

Невозвращенный подотчет, по которому работник не отчитался в установленный срок, организация может удержать из зарплаты работника в течение 1 месяца со дня истечения срока, но только при письменном согласии самого работник а ст. 137 ТК РФ; Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 ; Постановление ВС от 01.09.2017 № 53-АД17-3 . При пропуске этого срока за возвратом денег работодателю придется обращаться в суд ст. 248 ТК РФ . На это отводится 1 год со дня обнаружения организацией причиненного работником ущерб а ст. 392 ТК РФ .

Если же работник хочет вернуть деньги добровольно, он может это сделать в любое время: достаточно внести деньги в кассу или написать заявление на удержание сумм из зарплат ы Письмо Роструда от 16.09.2012 № ПР/7156-6-1 .

В этом налоговикам нетрудно будет убедить и судей. Ведь в рассматриваемой ситуации подотчетники являются взаимозависимыми по отношению к организации (могут влиять на принятие ее решений). Снятие участниками-работниками денег с корпоративных банковских карт также будет расценено как получение ими дохода. В результате, если участники не смогут представить документы, подтверждающие расходование денег на нужды организации, весьма вероятен следующий сценарий развития событий:

• инспекция при проведении проверки предъявит претензии по НДФЛ и страховым взносам, попутно начислит пени и выставит штрафы;

• в случае судебных разбирательств судьи будут на стороне инспекци и Постановление АС СЗО от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016 .

Схожая ситуация была рассмотрена Президиумом Высшего арбитражного суда в 2013 г. Постановление Президиума ВАС от 05.03.2013 № 14376/12 : директор и его родственник, работающие в одной компании, систематически получали деньги под отчет. Документов, подтверждающих расходование по целевому назначению нескольких десятков миллионов рублей, не было. Имелись лишь авансовые отчеты без первичных документов, подтверждающие оплату товарно-материальных ценностей. В результате ВАС согласился с инспекцией, что полученные директором и его родственником суммы являются доходами. И с них неправомерно не удержан НДФЛ.

Аналогичные претензии могут быть и по страховым взносам. Если участник-руководитель вовремя не отчитался, то на полученные им суммы надо начислить взносы как на его доходы.

Налоговые проблемы при недостоверной первичке

Чтобы закрыть долг по подотчетным суммам, иногда бухгалтеры принимают от руководителя авансовый отчет вообще без подтверждающих документов либо с документами, вызывающими сомнения в их подлинности. В бухгалтерской программе долг директора больше не виден, но проблемы остаются.

Если директор регулярно снимает деньги со счета организации и они пропадают как в черной дыре, то, конечно, при проверке претензии налоговиков неизбежны

Если нагрянет выездная проверка, то претензии обеспечены. Причем если не подтвержденные нормальными документами затраты были учтены в качестве налоговых расходов, то со стороны инспекции гарантированы:

• претензии по зарплатным налогам;

• претензии по налогу на прибыль (либо УСН, если организация применяет «доходно-расходную» упрощенку).

В одном из недавних судебных споров рассматривалась такая ситуация: работники получили аванс на покупку стройматериалов. К авансовому отчету они приложили документы. Однако налоговая выяснила, что продавец не мог продать такие материалы и по сути являлся однодневкой. Доказать сам факт приобретения стройматериалов организация не смогла. В итоге судьи согласились, что подотчетные деньги — это доходы работников, с которых организация должна была удержать НДФЛ Постановление АС ВВО от 23.01.2018 № А82-10407/2015 . Да и взносы с фиктивного подотчета начислить придется. К тому же затраты на подобные стройматериалы не получится учесть и в расходах.

Причем, помимо начисления недоимки по налогам и взносам, организации грозят штрафы и пени статьи 75, 122, 123 НК РФ .

Отстоять вычет НДС, заявленный по фиктивным документам, теперь не получится. Его налоговики не пропустят еще на этапе камеральной проверки. Программа, применяемая налоговиками, исключает такой вариант.

Кроме того, бухгалтеру надо учесть, что за проведение фиктивных операций его могут оштрафовать на 5000— 10 000 руб. как за грубое нарушение правил бухучета (правда, сделать это налоговики могут только через суд) ч. 1 ст. 15.11, ст. 23.1, подп. 5 п. 2 ст. 28.3, п. 1 ст. 28.8 КоАП РФ ; п. 24 Постановления Пленума ВС от 24.10.2006 № 18 .

Риски блокировки счета банком

Частое снятие наличных с банковских карт — одна из сомнительных операций, за которыми банки должны тщательно следить. Как, впрочем, и снятие наличных с банковского счета на нужды, не связанные с социальными выплатам и Письмо ЦБ от 31.12.2014 № 236-Т ; Методические рекомендации, утв. ЦБ 21.07.2017 № 18-МР , 13.04.2016 № 10-МР , 02.04.2015 № 9-МР , 02.04.2015 № 10-МР .

Подобные операции банк может счесть связанными с обналичкой либо с уклонением от уплаты налого в Методические рекомендации, утв. ЦБ 21.07.2017 № 19-МР . За такие подозрительные операции он может:

• закрыть доступ к программе «Клиент-Банк»;

• заблокировать абсолютно любые расходные операции по расчетному счету, в том числе и по уплате налого в п. 11 ст. 7 Закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ ;

• включить вашу организацию в черный списо к п. 5.2 ст. 7 Закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ ; Положение, утв. ЦБ 20.07.2016 № 550-П . И тогда она может столкнуться с трудностями в банковском обслуживании даже в других банках (см. , 2017, № 20, с. 71).

Участники вправе забирать себе прибыль организации, но только в виде дивидендов. Если участники — налоговые резиденты РФ, то НДФЛ с выплачиваемых им дивидендов считается по общей ставке 13% п. 1 ст. 224 НК РФ .

А вот страховые взносы (в том числе «на травматизм») начислять не нужно. Ведь это не выплаты в рамках трудовых отношений или гражданско-правовых договоро в п. 1 ст. 420 НК РФ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ .

Снять подотчетные деньги

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

    Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.

Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.

  • Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.
  • Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

    Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

    1. Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера». Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.

    Директор или бухгалтер выдаёт наличные сотруднику и подписывает расходный кассовый ордер (РКО).

    Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам. К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.

  • Директор или бухгалтер подписывают авансовый отчёт.
  • Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их. При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО).

    Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

    Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

    В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

    Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

    • Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
    • Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на ЕНВД и УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.

    Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты.

    Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс. Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев.

    Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью.

    Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя. Обращайтесь в суд.

    Остался единственный способ — обратиться в суд.

    А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

    Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector