Sofin-credit.ru

Деньги и работа
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Ответственность за подотчетные деньги

Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа

Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.

Кто вправе получать деньги

Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.

Как получить деньги

Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:

  • Ф.И.О. лица;
  • регистрационный номер документа;
  • сумма наличных денег;
  • срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно);
  • подпись директора и дата.

Проводить расчеты с подотчетными лицами допускается по новому образцу заявлений:

Заявление от работника

Приказ о подотчетных лицах

Какую сумму выдавать подотчет

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.

Сроки отчета

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.

Что учесть в 2020 году

Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните:

1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.

2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:

1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.

2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.

3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.

4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.

5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.

6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.

7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.

Главные правила

1. Под отчет выдается любая сумма.

2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.

3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.

4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.

5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

  • для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
  • для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.

Подотчет не возвращен: НДФЛ и взносы

Подотчет просрочен: что делать

Деньги под отчет выдаются на основании заявления работника, которое подписывает руководитель. Они могут быть выданы наличными из кассы либо перечислены на карту работника. Порядок выдачи денег и утверждения отчета за них организация устанавливает самостоятельно и закрепляет в локальном нормативном акте Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 . В частности, в нем могут быть обозначены сроки, на которые выдаются деньги работникам.

При безналичном перечислении подотчетных сумм на карту работника обязательно укажите в поле «Назначение платежа», что деньги являются именно подотчетными. Иначе налоговики при проверке могут посчитать их доходом работника и обложить НДФЛ и страховыми взносами.

• или со дня истечения срока, на который выданы деньги. Кстати, этот срок может быть указан не только в локальном нормативном акте организации, но и в самом заявлении работника о выдаче денег под отчет;

• или со дня возвращения из командировки;

• или со дня выхода на работу после отпуска/ болезни в случае, если в этот период истек срок, на который были получены подотчетные деньги.

Если работник получил безналичные деньги для командировки (к примеру, на банковскую карту), то за них он также должен отчитаться в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировк и п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 . А вот срок для отчета об истраченных безналичных подотчетных суммах, предназначенных для иных целей, нормативные акты не устанавливают. Так что этот срок организации лучше закрепить в своем локальном нормативном акте.

Работник должен составить авансовый отчет, приложить к нему подтверждающие документы, а оставшиеся неистраченными суммы вернуть организации.

Получить наличные под отчет работник может только при отсутствии задолженности по ранее взятым подотчетным сумма м п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У .

Но что делать, если подотчетник пропустил срок, установленный для отчета о полученных суммах, либо его авансовый отчет не утвержден руководителем организации? В таких случаях деньги можно удержать из зарплаты, но только с согласия работник а ст. 137 ТК РФ . Для этого нужн о Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 :

• не позднее месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных сумм, издать приказ руководителя организации об удержании;

• ознакомить с этим приказом работника под роспись. Он должен написать, что согласен с суммой и основанием удержания.

Читать еще:  Вернуть деньги за больничный лист

Общая сумма удержаний в пользу работодателя не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику на руки ст. 138 ТК РФ .

Если же вы пропустили месячный срок, отведенный для издания приказа, либо работник не согласен с удержанием, взыскать с него долг можно только через суд.

Нужно ли удерживать НДФЛ с просроченных подотчетных сумм

Ответ на этот вопрос зависит от того, являются ли указанные деньги доходом работника.

Обложение НДФЛ подотчетных сумм

— До тех пор пока за работником числится задолженность по выданным под отчет суммам, их нельзя квалифицировать как экономическую выгод у ст. 41 НК РФ . Деньги, выданные физическим лицам под отчет, не относятся к доходам для целей обложения НДФЛ. Если подотчетные суммы не возвращены, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату.

Включение в доход работника, подлежащий обложению НДФЛ, своевременно не возвращенных сумм, выданных в качестве аванса (например, на командировочные расходы), возможно только на дату принятия решения организации о списании долга с такого работника.

Упомянутые в статье судебные решения можно найти:

Причем даже то, что работник увольняется и не возвращает числящуюся за ним задолженность по подотчетным суммам, еще не повод для признания дохода и удержания НДФЛ. Доход появится только на дату, когда станет невозможно взыскать такой долг (то есть на дату истечения срока исковой давности). Этот срок:

• надо отсчитывать со дня, следующего за днем, когда работник должен был вернуть неизрасходованные деньг и п. 1 ст. 210 НК РФ ;

Понятно, что удержать деньги с уже уволившегося работника организация вряд ли сможет. В таком случае по итогам того года, в котором истек срок исковой давности, надо заполнить на этого работника справку 2-НДФЛ, отразив в ней доход в виде невозвращенной суммы и сумму исчисленного и неудержанного налог а п. 2 Приказа ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ .

Эту справку надо представить в ИФНС не позднее 1 марта года, следующего за тем, в котором истек срок исковой давност и п. 5 ст. 226 НК РФ .

Нужно ли начислять страховые взносы

Казалось бы, раз выданные под отчет деньги не являются доходом работника для целей НДФЛ, то они не должны облагаться и страховыми взносами. Однако все не так просто.

Разъяснения, которые ФСС и Минтруд давали в период, когда уплата взносов определялась по правилам Закона № 212-ФЗ, заключались в следующем. Если деньги, полученные работником под отчет, не возвращены в течение 1 месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, то на эту сумму необходимо начислить взнос ы Письма ФСС от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 ; Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609 .

Судьи придерживаются позиции, что не возвращенный работником аванс, по которому не истек срок исковой давности, — это не доход. Особенно в ситуациях, когда организация принимает действия по его возврат у Постановление 19 ААС от 05.04.2016 № 19АП-6638/2015 .

Но бывают и исключительные случаи. Так, однажды ВАС признал доходом работников деньги, которые они получали со счета организации в банке и не сдавали в кассу. Работники не отчитывались за эти деньги. Кроме того, не было никаких доказательств, что деньги вообще предназначались для покупки каких-либо ценностей для деятельности организации. Один из этих работников был директором организации, второй — его родственником. А общая сумма снятых денег превысила 10 млн руб. Так что это нельзя назвать стандартным подотчетом. Проанализировав такую ситуацию, суд счел, что работники не собирались возвращать полученные деньги, а организация — требовать их возврата. Поэтому ВАС поддержал налоговиков, доначисливших НДФЛ, пени и штра ф Постановления Президиума ВАС от 05.03.2013 № 14376/12 , от 05.03.2013 № 13510/12 ; Письмо ФНС от 24.12.2013 № СА-4-7/23263 . И есть свежее решение арбитражного суда, придерживающегося такой же позиции в отношении директора, не возвратившего подотчетные деньг и Постановление АС СЗО от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016 .

Но с 2017 г. страховые взносы надо считать по правилам НК. Поэтому мы обратились за разъяснениями в Минфин.

Начисление страховых взносов на подотчетные деньги

— В 2017 г., если деньги, полученные под отчет, не возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на эту сумму надо начислить страховые взносы.

Сумму начисленных взносов можно будет зачесть (вернуть) после того, как работни к Письма ФСС от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 (п. 5); Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609 :

• или вернет деньги;

• или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

В случае если организация принимает решение простить долг работника по подотчетным суммам, за которые он не отчитался, эти суммы однозначно признаются его доходом. И следовательно, должны облагаться:

Работнику были выданы денежные средства под отчет. Работник не предоставил отчет об использовании данных средств. Он согласен на то, что эту сумму засчитают в доход и начислят НДФЛ. Срок, на который были выданы денежные средства в подотчет, еще не истек, тем не менее принято решение освободить подотчетное лицо от обязательства по возврату этих средств. Удержание задолженности из заработной платы не планируется. Каков порядок оформления данной ситуации? Какие бухгалтерские проводки следует оформить?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
На практике решение о прощении долга сотруднику (в том числе подотчетному лицу), оформляется соответствующим распорядительным документом (например, приказом руководителя). Данный документ, в свою очередь, служит основанием для заключения с сотрудником соглашения (двусторонняя сделка) о прощении долга, либо направления ему уведомления о прощении долга (односторонняя сделка). Документальным основанием для отражения в бухгалтерском учете факта прощения долга подотчетному лицу может стать соответствующая справка бухгалтера.
Сумму прощенного подотчетному лицу долга в данном случае следует отнести непосредственно в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Далее списываемая в результате прощения долга задолженность учитывается в составе прочих расходов организации по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Обоснование вывода:
Согласно ст. 407 ГК РФ обязательство прекращается полностью или частично по основаниям, предусмотренным ГК РФ, другими законами, иными правовыми актами или договором. Одним из способов прекращения обязательства, при котором обязательство прекращается освобождением должника от лежащих на нем обязанностей, если это не нарушает прав других лиц в отношении имущества кредитора, является прощение долга (ст. 415 ГК РФ).
При этом обязательство считается прекращенным с момента получения должником уведомления кредитора о прощении долга, если должник в разумный срок не направит кредитору возражений против прощения долга (п. 2 ст. 415 ГК РФ).
На практике решение о прощении долга сотруднику (в том числе подотчетному лицу), оформляется соответствующим распорядительным документом (например, приказом руководителя). Данный документ, в свою очередь, служит основанием для заключения с сотрудником соглашения (двусторонняя сделка) о прощении долга, либо направлении ему уведомления о прощении долга (односторонняя сделка). Но в любом случае в соглашении (договоре) или в уведомлении, направляемом должнику, целесообразно четко указывать, какой долг прощается, основания его возникновения, сумму прощаемого долга. С примерами таких документов можно ознакомиться в материалах: Прекращение обязательств прощением долга (А. Климов, «Актуальная бухгалтерия», N 10, октябрь 2014 г.); Как действовать, если сотрудник вовремя не отчитался по подотчетным суммам (Л.А. Масленникова, журнал «Упрощенка», N 7, июль 2015 г.).
Основанием для отражения тех или иных фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете служат первичные документы (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)). В целях применения Закона N 402-ФЗ первичным документом может служить любой документ, содержащий реквизиты, установленные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (письмо ФНС России от 09.06.2011 N ЕД-4-3/9163@). Документальным основанием для отражения в учете факта прощения долга подотчетному лицу может стать соответствующая справка бухгалтера.
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция к Плану счетов) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
В рассматриваемом случае срок возврата подотчетных сумм, выданных сотруднику, еще не наступил. Между тем работодателем принято решение об освобождении подотчетного лица от обязательства по возврату вверенных ему денежных средств. При таких обстоятельствах, на наш взгляд, нет оснований для отнесения невозвращенных работником подотчетных сумм на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По нашему мнению, в данном случае сумму прощенного долга следует отнести непосредственно в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Далее списываемая в результате прощения долга задолженность учитывается в составе прочих расходов организации (п. 12 ПБУ 10/99 «Расходы организации») по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы». В учете делаются записи:
Дебет 73 Кредит 71
— принято решение о прощении долга подотчетному лицу;
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 73
— списана сумма прощенной задолженности.
Что касается НДФЛ, то при прощении долга бывшее подотчетное лицо освобождается от обязанности по возврату вверенных ему средств и у него возникает экономическая выгода и, соответственно, доход, облагаемый НДФЛ, в размере суммы прощенной задолженности. Такой доход подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке с применением в отношении дохода физического лица — резидента РФ налоговой ставки 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).
Организации, производящие выплаты физическим лицам, признаются налоговыми агентами, в обязанности которых входят исчисление, удержание и перечисление НДФЛ в бюджет (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Соответственно, при ближайшей выплате дохода сотруднику (например, при выплате ему заработной платы) необходимо удержать НДФЛ с суммы прощенной задолженности (Дебет 70 Кредит 68 «Расчеты по НДФЛ» — начислен НДФЛ на сумму прощенного долга) и уплатить его в бюджет. Если НДФЛ в течение налогового периода удержать невозможно в связи с отсутствием или недостаточностью выплачиваемых работнику доходов, организации нужно будет в установленном порядке сообщить об этом в налоговый орган не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ).
По поводу страховых взносов отметим, что в силу п. 4 ст. 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права)*(1). Поэтому денежные средства в размере прощенного долга, квалифицированные как дарение (ст. 572 ГК РФ, информационное письмо Президиума ВАС РФ от 21.12.2005 N 104), не являются объектом обложения страховыми взносами. Здесь обращаем внимание, что, на наш взгляд, такой вывод однозначно справедлив только в том случае, если на момент прощения долга срок возврата подотчетных сумм еще не наступил*(2).

Читать еще:  Оплата услуг наличными деньгами

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм;
— Энциклопедия решений. Прощение долга.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

11 февраля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Энциклопедия решений. Выплаты, не относящиеся к объекту обложения страховыми взносами; Энциклопедия решений. Выплаты, которые не соответствуют определению объекта обложения страховыми взносами.
*(2) Энциклопедия решений. Страховые взносы с невозвращенных подотчетных сумм.

Ответственность за нарушение порядка выдачи денег под отчет

В соответствии с п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме денег. Будут ли применяться к нашей организации санкции за нарушение кассовой дисциплины, если мы выдаем деньги под отчет директору, который не отчитался за ранее полученные под отчет суммы?

Расчеты с подотчетными лицами по выданным им авансам относятся к кассовым операциям. Согласно п. 4.4 Положения № 373-П денежные средства выдаются работнику под отчет по расходному кассовому ордеру на основании заявления работника, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, представить авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные расходы.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет административную ответственность, установленную ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Указанной статьей предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб., на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб. в случаях:

— осуществления расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

— неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности;

— несоблюдения порядка хранения свободных денежных средств;

— накопления в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Таким образом, выдача денежных средств подотчетному лицу, не отчитавшемуся по предыдущему авансу, не является административным правонарушением.

Если выдача денежных средств под отчет определенным работникам, не отчитавшимся за предыдущие авансы, носит систематический характер, то это может рассматриваться налоговыми органами как искусственное сокрытие «перелимита» остатка кассы, что влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. В таком случае отсутствие факта административного правонарушения придется доказывать в суде.

В деле, рассмотренном ФАС Дальневосточного округа, основанием для привлечения общества к административной ответственности послужила выявленная налоговым органом в ходе проверки деятельности Общества по вопросу полноты оприходования выручки и соблюдения порядка ведения кассовых операций систематическая выдача руководителю общества денежных средств из кассы предприятия под отчет без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу предприятия, что было квалифицировано налоговым органом как уклонение от сдачи наличных денежных средств, сверх установленных лимитов в банк.

Как указал суд в постановлении от 16.07.2010 № Ф03-4472/2010, норма ст. 15.1 КоАП РФ в качестве обязательного признака состава правонарушения предусматривает наличие у этих денежных средств статуса «свободных денежных средств». Соответствующий статус денежные средства сохраняют до момента выдачи их под отчет уполномоченному лицу на хозяйственно-операционные расходы.

Кроме этого, денежные средства, поступающие под отчет должностному лицу, впоследствии сдавались в кассу предприятия для расчета с работниками (заработная плата) и для сдачи в банк. В этой связи суд счел неподтвержденным материалами дела довод инспекции об оформлении обществом кассовых операций с целью уклонения от сдачи наличных денежных средств, сверх установленных лимитов в банк.

По мнению суда, хозяйственная операция, заключающаяся в выдаче наличных денежных средств под отчет материально-ответственному лицу на хозяйственно-операционные расходы, которое не представило отчет по ранее выданному ему авансу, нарушает порядок выдачи наличных денежных средств, а не порядок ведения кассовых операций, выразившееся в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. За нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет административная ответственность не предусмотрена.

Аналогичные судебные решения приняты ФАС Западно-Сибирского округа от 05.02.2009 № Ф04-491/2009, ФАС Поволжского округа от 23.12.2008 № А12-14717/2008.

При этом Девятый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013 счел правомерным административное наказание по ч. 1 ст. 15 КоАП РФ за правонарушение, выразившееся в выдаче денежных средств под отчет по расходным кассовым ордерам без письменных заявлений подотчетных лиц, а также работникам, не отчитавшимся за ранее полученные под отчет денежные средства.

Деньги подотчет: что изменилось в правилах выдачи

Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.

Кто вправе получать деньги

Подотчетные суммы — это деньги, которые выдаются сотрудникам для исполнения поручений компании. Относительно недавно установлены новые правила подотчета — с 19 августа 2017 года, с принятием новой редакции указания Банка России № 3210-У.

Читать еще:  Денежная единица государства это

Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.

Как получить деньги

До введения поправок работник для получения денег направлял в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что ее потратят. Но в 2017 году, с 19 августа, стало проще выдавать подотчетные сотрудникам. Изменения предусмотрены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У. С 19.08.2007 заявление предоставлять не обязательно. Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:

  • Ф.И.О. лица;
  • регистрационный номер документа;
  • сумма наличных денег;
  • срок, на который выдаются наличные деньги;
  • назначение (не обязательно);
  • подпись директора и дата.

Проводить расчеты с подотчетными лицами в 2020 году с учетом последних изменений допускается по новому образцу заявлений:

Заявление от работника

Выдать подотчет 1000 рублей на срок до 10 дней

Директору ОАО «Регион-сервис»

Прошу выдать подотчет денежные средства в размере 1000 рублей на покупку канцелярских товаров.

Приказ о подотчетных лицах

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

о подотчетных лицах

В целях обеспечения кассовой дисциплины

1. Главному бухгалтеру Максимовой Л.И. выдавать подотчет раз в неделю суммы, не превышающие 3000 (три тысячи) рублей, следующим сотрудникам:

  • бухгалтеру Фроловой Т.Н. для осуществления наличных расчетов по всем необходимым обстоятельствам;
  • завхозу Романовой Е.Д. для покупки канцелярских товаров для нужд организации.

2. Срок выдачи подотчет — 3 рабочих дня.

3. Во всех остальных случаях выдачу наличных денежных средств подотчет утверждать отдельным приказом.

С приказом ознакомлены:

Какую сумму выдавать подотчет

В России расчеты в рублях, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 000 рублей. Указание на это имеется в п. 5 и 6 указаний ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Как указано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, до 19.08.2017 запрещалось выдавать деньги, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах. Здесь ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь деньги допускается выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам.

Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.

Сроки отчета

Как указано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Но новые требования к оформлению подотчетных сумм не устанавливают конкретный срок, в течение которого сотруднику надо подать отчет о потраченных деньгах. Он указывается в приказе работодателя.

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.

Что учесть в 2020 году

Принимая отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО. С 01.07.2019 в состав кассового чека или БСО, выдаваемого вместо него, включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.

Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните:

  1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
  2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Поскольку внесены коррективы в порядок выдачи денег, изменения по подотчетным суммам в 2020 году коснулись и документации. Предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами.

Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:

  1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.
  2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.
  3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.
  4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.
  5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.
  6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
  7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
  8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.

Главные правила

Подведем итог сказанного:

  1. Подотчет выдается любая сумма.
  2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.
  3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.
  4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.
  5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. За нарушение этого порядка грозит штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  • для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
  • для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector